In der Gestalttherapie geht es darum, dem Klienten mehr Freiheit zu ermöglichen. Es geht nicht darum, mehr Kontrolle auszuüben – weder über andere, noch über sich selbst. Dazu habe ich eben in einer älteren Ausgabe der “Gestalt-Kritik”, der Zeitschrift des Kölner Gestalt-Instituts, eine schöne Passage in einem Interview mit dem US-amerikanischen Gestalttherapeuten Stephen Schoen gefunden.

Er beschreibt darin, dass er mit kontrollierenden Menschen nur ungern zusammenarbeitet. “Es gibt Menschen, die anscheinden nicht an Lebendigkeit interessiert sind. Ich kann nicht mit Menschen arbeiten, die sich selbst besser kontrollieren wollen!” und weiter sagt er: “Ich habe ihnen nichits anzubieten, denn ich bin an niemandem interessiert, dem daran liegt, sich selbst besser zu kontrollieren.”

Das klingt auf Anhieb recht schroff. Ich glaube, etliche Klienten kommen, weil sie die Kontrolle verloren haben. Weil sie keine Kraft mehr haben, die Kontrolle weiterhin aufrechtzuerhalten. Und sie kommen mit dem Wunsch, genau diese Kontrolle über sich, ihr Leben, vielleicht auch über andere zu erlangen. Der Lauf der Therapie wird entscheiden, ob sie weiterhin bei diesem Wunsch bleiben werden.

Denn zunächst einmal bedeutet Kontrolle auch eine Form von Sicherheit. Ich kontrolliere die Situation, ich habe mich unter Kontrolle. Dann kann nichts passieren. Dass diese Kontrolle natürlich nur scheinbar ist, ist ihnen in dieem Moment nicht klar.  “Loose you mind and come to your sences”, hat Pels gesagt. Ich verstehe das auch so, dass man die Kontrolle, die ja immer vom Verstand kommt, aufgeben soll. Und sich damit der Unsicherheit ergibt.

Eben im Ticker von Psychologie Heute gelesen, warum das offline Gehen für viele so schwierig ist. Der Grund: Sie könnten was verpassen. Okay, soweit ist das nichts Neues. Das dahinter stehende psychologische Prinzip war mir jedoch neu: Es nennt sich “variable Verstärkung” und basiert darauf, dass sich Verhalten umso stärker  manifestiert, je unregelmäßiger es belohnt wird.

Weil nur wenige E-Mails wirklich interessant sind, wird deshalb der Drang nachzuschauen  stärker. “Es ist sehr schwierig, den Posteingang zu ignorieren, weil die wichtigen E-Mails unregelmäßig ankommen”, sagt derPsychologe Brian Uzzi von der Northwestern University. Sein Rat: Nicht ganz auf das Abrufen im Urlaub verzichten, sondern mit dem Partner zusammen feste Zeiten vereinbaren, zu denen man auf den Mailserver schauen darf. [Ph]

So viel Arbeit und so wenig Zeit? Ein Google-Vorstand beschreibt, wie man sich gut organisiert. Sein Credo: Nicht umständlich sortieren, ordnen oder archivieren; sondern alles auf einen (digitalen) Haufen werfen und intelligent suchen.

In immer mehr Firmen hat die Stechuhr ausgedient. Vielmehr sind Mitarbeiter mit Smartphone und Laptop auch am Wochenende und im Urlaub mit ihrer Firma vernetzt. Doch wenn Arbeitszeit und Freizeit ineinander übergehen, muss sich der Einzelne immer mehr Gedanken um seine Arbeitsorganisation machen. Das entsprechende Schlagwort heißt Produktivität: Wie organisiere ich mich am besten, um Arbeit und Freizeit unter einen Hut zu bekommen?

Douglas C. Merrill: Der Google-Effekt.

Fast wöchentlich erscheinen neue Bücher zu diesem Thema, doch manchmal bringen sie wirklich neue Ideen mit. Wie der vor zwei Wochen erschienene »Google-Effekt« von Douglas Merrill. »Organisiere dein Leben so, dass das Gehirn möglichst wenig belastet wird«, schreibt er. Befreie dich also von allem unnötigen Ballast, lagere so weit wie möglich aus, und vor allem: Verschwende keine Zeit mit Archivieren und Katalogisieren, sondern wirf alles zusammen und suche die Informationen, wenn du sie brauchst.

Eine Forderung, die nicht anders zu erwarten ist von einem, der es bei dem Internet-Suchmaschine-Unternehmen Google zum Informations-Vorstand gebracht hat. Unter seiner Mitwirkung ging Google Mail an den Start. Ein Dienst, der alles anders machte: Während nach der reinen Produktivitätslehre jede einzelne Mail in spezifische Ordner weggepackt werden soll, landet bei Google Mail alles in einer großen Kiste. Über clevere Suchen findet sie der Nutzer wieder. Weil Speicherplatz nahezu unendlich vorhanden ist, gibt es keinen Grund mehr, Dinge wegzuwerfen (ursprünglich hatte Google Mail gar keinen Lösch-Button).

Mittlerweile bieten auch viele moderne Mailprogramme zusätzlich solche cleveren Suchen, beim Mac sind das die »intelligenten Postfächer«. Dieses Prinzip ist beileibe nicht nur auf Mail-Programme beschränkt. Der elektronische Zettelkasten Evernote etwa bietet Speicherplatz für alle erdenklichen Notizen (das können Texte sein, Ausschnitte aus Websites, Sprachnotizen oder Fotos), die vor allem über die Volltextsuche (die auch Text in Fotos erkennt) gefunden werden.

Beiden Programmen – Evernote und Google Mail – ist eines gemeinsam: sie arbeiten »in der Cloud«. Die Daten sind also nicht mehr nur auf einem Rechner gespeichert, sondern liegen auf Servern, die über einen geschützten Internet-Zugang erreichbar sind. Merrill beschreibt, wie er damit ein persönliches Archiv aufbaut – ob es sich um den Medikamentenplan seiner todkranken Freundin handelt oder die Tickets für die nächste Geschäftsreise.

»Wir leben nach Regeln, die schon längst überholt sind«

Selbst wenn er Papierdokumente, Verträge etwa oder wichtige Daten, weiterhin ablegt, scannt er diese Unterlagen zusätzlich ein (oder bittet im Voraus um eine zusätzliche pdf-Version), die er sich selbst zumailt, versehen mit Stichworten zum besseren Finden sowie dem Ort, wo er das Papierdokument aufbewahrt. Auf diese Weise hat er alle wichtigen Daten permanent im Griff. Und weil er sich angewöhnt hat, selbst vermeintliche Kleinigkeiten sofort digital abzulegen, bekommt er so den Kopf frei für andere Dinge.

Wieso aber haben die alten Ordnungs-Ideen ausgedient? Weil wir zum einen über neue technische Möglichkeiten verfügen, weil zum anderen aber unser Leben heute ganz anders verläuft, schreibt Merrill: »Wir leben nach Regeln, die schon längst überholt sind, die einmal galten, als bei der Arbeit und in der Freizeit noch nicht der Computer im Mittelpunkt stand. Als nur ein Elternteil einen Beruf ausübte. Als Wissen Macht war. Als das Pendeln zwischen zu Hause und Arbeitsplatz nur wenig Zeit in Anspruch nahm – und die Grenze zwischen diesen beiden Bereichen sehr klar war.«

Sein Fazit: »Wir brauchen eine ganz neue Vorgehensweise für das Organisieren. Eine, die sich wann immer möglich der neuen Technologien bedient.« In einem fast zwanzig Seiten dicken Epilog beschreibt er solche neuen Technologien mit ihren Vor- und Nachteilen: Die Google-Dienste kommen allesamt prima weg, aber auch andere Tools werden gut besprochen: Things oder Remember The Milk als To-Do-Liste, Dropbox zum Synchronisieren vieler Computer, Skype für kostenlose Telefonate und Video-Chats rund um die Welt.

Auch wenn es leicht ist, das über weite Strecken lapidar und schwammig geschriebene Buch in Grund und Boden zu argumentieren, bietet Merril doch etliche Aufhänger für den Leser, über seine eigene Art zu Leben nachzudenken. Etwa wenn er der Work-Life-Balance sein eigenes Prinzip gegenüberstellt: »Arbeit ins Leben einbinden, anstatt zu versuchen, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit herzustellen.«

Konkret heißt das für ihn, auch am Wochenende geschäftliche Mails und Telefonate zu beantworten. »Ich beschäftige mich lieber auch im Urlaub jeden Tag etwas mit der Arbeit«, schreibt er, als am ersten Arbeitstag von Hunderten Mails und Rückrufen erschlagen zu werden. Und er gibt Lesern, denen diese Vorstellung schwer fällt, noch einen Hinweis mit auf den Weg: »Arbeit und Leben sind keine Gegensätze.« (GEA)

Douglas Merrill: Der Google-Effekt. Strukturiert denken im digitalen Zeitalter. 320 Seiten. 19,95 Euro

Sommer, heiß. Da habe ich wenig Lust, mich in der Freizeit auch noch an den Rechner zu setzen. Zumal ich eben dabei bin, das neue iPad von Apple auszuprobieren. Der Vorteil davon: Man kann sich bequem auf die Couch lümmeln oder im Liegestuhl draussen sitzen (zumindest im Schatten -  sonst sieht man nix mehr) und dennoch seine E-Mails und alles machen. Ausführlicher Testbericht folgt.

Eben habe ich aber etwas ganz Anderes gefunden: Es soll ja Leute geben, die mit Evernote ihr Leben managen. Ich nutze das Programm auch als universellen Zettel- und Memokasten. Aber ich mag es nicht sonderlich, weil mir die PC-Version zu umständlich und zu langsam ist. Auf dem iPhone ist Evernote klasse, auf dem Mac auch noch recht annehmlich. Beim ToolBlog habe ich eine kurze Video-Anleitung zum Thema Evernote und GTD gefunden:

Jugendliche treffen sich freiwillig in Unterrichtsräumen, büffeln und machen Hausaufgaben ganz ohne Notendruck  und strenge Lehrer-Blicke. Und nach einigen Monaten gehen sie raus und haben nicht mal ein Zeugnis oder sonst eine Bescheinigung in Händen. In Deutschland undenkbar, in Dänemark aber gang und gäbe.

Dort lernen sie in der “Folkehøjskole” (also in der Volkshochschule, die mit unseren VHS’en aber nicht vergleichbar sind) eigentlich “brotlose” Dinge: Philosophie, Literatur oder die Kunst des Kaffeeröstens. Leitspruch der Schulen: “Finde raus, worin du gut bist”; Bildung soll Abenteuer sein. Der gesitige Vater dieser Volkshochschulen ist Nikolaj Frederik Severin Grundtvig, Pastor, Dichter und Historiker, der vor rund hundert Jahren lebte. Er wollte eine lebenswerte Gesellschaft errichten mit freier Bildung, ohne Druck und ohne Paukwissen für alle. Christoph Titz hat für Spiegel Online eine sehr lesenswerte Reportage darüber geschrieben.

GTD ist ein komplexes System. Für meine Workshops suche ich immer wieder nach einem einfachen Einstieg in diese Welt. Und habe vielleicht beim letzten Vortrag sogar ein schönes Beispiel gefunden. Zumindest für einen Teilaspekt des Systems, das Leeren des “RAM-Speichers” in ein vertrauenswürdiges System. Ich beschreibe den Weg eines Notizzettels durch meine Wohnung.

Ein für mich wichtiger Aspekt des GTD-Systems ist die Verschriftlichung – das Notieren und Aufschreiben von allem, was mir im Kopf so herumgeistert. Deshalb habe ich in so gut wie jedem Raum meiner Wohnung (auch im Bad und auf der Toilette) kleine Notizblöcke liegen. Wenn ich im Auto unterwegs bin, spreche ich die Gedanken zumeist ins Diktiergerät. Unterwegs habe ich ebenfalls ein kleines Notizbuch dabei (meistens jedenfalls).

Ebenso wichtig wie der erste Teil (das Aufschreiben) ist es jedoch, diese Notizen auch sicher zu verwahren, dem System also einzuverleiben. Sodass es mir zur passenden Zeit und am passenden Ort diese Notiz wieder ausspuckt. Denn erst wenn ich darauf vertraue, dass die Notiz nicht versehentlich weggeworfen, sondern sicher verwahrt wird, kann sich auch mein Bewußtsein davon verabschieden und muss sich nicht mit dem ollen Balast herumschlagen.

So also verläuft der Weg einer Notiz, die ich morgens nach dem Duschen im Bad aufgeschrieben habe. Es war beim Zähneputzen, als mir einfiel, dass ich demnächst noch Zahncreme kaufen muss. Außerdem wollte ich mich noch dringend mit meinem Freund Peter verabreden und, weil es schon Mitte Mai ist, sollte ich mich langsam um meinen Steuererklärung kümmern. Als ich das Bad verließ, standen alle drei Stichworte auf einem Notizzettel. Der lag allerdings noch im Badezimmer.

Am Ende des Tages, bei der abendlichen Hygiene-Routine, fiel mir die Notiz auf, und ich legte sie im Arbeitszimmer in den Eingangskorb, ein flache Leitz-Ablagebox im Format A4.

Am anderen Tag setzte ich mich nach Feierabend in mein Home-Office und arbeitete den Eingangskorb durch. Und zwar genau so, wie es Alan … vorgibt: Von oben nach unten durchgehen, nichts zurücklegen, alles erledigen, was sofort erledigt werden kann und was nicht länger als zwei Minuten dauert. Diese drei Notizen kamen also in unterschiedliche Orte innerhalb des GTD-Systems: Auf eine Kontextliste, in eine Projektliste und auf “Sofort erledigen”.

Der Reihe nach: “Zahncreme kaufen” schrieb ich in meine Einkaufsliste im iPhone. Ist wohl ein separates App (ShopShop), fungiert in GTD-Terminologie aber als Kontextliste. Den Anruf bei meinem Freund Peter erledigte ich sofort – allerdings ohne Erfolg. Er war nicht zu erreichen. Also notierte ich mir seinen Namen auf die Kontextliste Telefon.

Und dann war da noch das Stichwort “Steuererklärung”. Im GTD-Sinn ist das kein To-Do (To-Dos sind konkrete nächste Schritte), sondern ein Projekt, weil es aus vielen einzelnen Aufgaben besteht. Also legte ich eine Projektliste an und schrieb auf, was ich dafür alleserledigen muss. Erst mal schauen, ob ich sämtliche Formulare habe. Dann die ganzen Belege zusammensortieren. Ach ja, ich wollte in diesem Jahr ja die Steuererklärung mit einer Software erledigen. Also muss ich zunächst schauen, welche Programme auf dem Markt sind, eventuell müsste ich mri eine entsprechende Zeitschrift kaufen und dann könnte ich ja noch Klaus fragen, der macht das doch schon lange am Rechner. Diese vielen einzelnen To-Dos notierte ich in die Projektliste udn überlegte dann, welches der nächste konkrete Schritt sien kann. Und den notierte ich zusätzlich auf die entsprechende Kontextliste.

Den Notizzettel, den ich Tage zuvor im Bad geschrieben hatte, den konnte ich somit wegwerfen.

Eines der Probleme westlicher Industriegesellschaften ist nicht die Knappheit an Ressourcen, sondern das Zuviel der Möglichkeiten, der permanente zwang zur Entscheidung. Das beschreibt der Psychologe Barry Schwartz in seinem viertelstündigen Vortrag (mit deutschen Untertiteln).

Jeder kennt diese Situation: Ich gehe in einen Supermarkt, weil ich etwas Essig und Öl für einen Salat benötige und stehe vor Regalmetern mit unterschiedlichsten Ölen und Essigen. Teure und günstige, Bio und konventionell, verschiedene Qualitätsstufen, und, und, und.

Entweder ich nehme die Produkte, die ich sowieso schon kenne und blende dafür alle anderen aus, oder ich muss mich entscheiden – freilich ohne eine valide Entscheidungsgrundlage dafür zu haben. Die Konsequenz:  Ich werde unzufrieden.

Der Discounter Aldi macht es übrigens umgekehrt: Von jeder Produktart gibt es dort nach meinen Beobachtungen nur ein, maximal zwei Ausfertigungen.

(Danke, Marcus, für den Videotipp)

Ich persönlich organisiere mich mit Things, einer Software, die den GTD-Prozess sehr klar für den Rechner umsetzt. Der große Vorteil: Sie ist flexibel, einfach in der Handhabung und mobil, weil sie nicht nur für den Tischrechner, sondern auch fürs iPhone gibt und weil sich beide Versionen problemlos und easy miteinander synchronisieren. Der große Nachteil: Things läuft nur in der Apple-Welt.

Kürzlich habe ich mit doit.im aber ein Programm gefunden, das ganz ähnlich funktioniert, und auch ganz ähnlich aussieht. Ja, eigentlich müsste ich von einem Plagiat sprechen. Sein großer Vorteil: Es läuft dank AIR auch unter Windows und Linux. Und es gibt ebenfalls eine mobile Version für Android-Geräte. Der Nachteil (für mich als Apple-Fan): Es läuft nicht auf dem iPhone, die Einbettung in den Mac fehlt.

doit.im ist ein App für AIR, die Laufzeitenumgebung von Adobe. AIR lässt sich von Adobe (dem Erfinder des pdf-Formats) kostenlos herunterladen. Von dort werden auch die Apps geladen und mit einem Mausklick installiert. Dabei kommt ein Feeling wie beim iPhone auf. Alles geht superschnell udn einfach, ohne umständliche Installationsprozedur.

doit.im baut die komplette Umgebung des GTD-Systems virtuell nach: Es gibt eine Eingangsbox, die Ordner mit »Next Actions«, »Someday«, »Today« und zusätzlich “Tomorrow”. Es können to-Do’s angelegt werden, die sowohl zu einem Projekt gehören, als auch frei erscheinen können. Mittels Tags lassen sich die To-Do’s verschlagworten. Die Tags sind es auch, die die Kontextlisten simulieren. Zusätzlich lässt sich doit.im mit dem Google-Kalender synchronisieren sowie die einzelnen Aktivitäten per Mail versenden.

Mein Eindruck: Eigentlich ein sehr starkes Programm, wenn … Ja, wenn da nicht der Makel des Plagiats wäre. Auf mich wirkt es wie ein plumper Nachbau. Klar ist es kostenlos, denn die Idee, das Hirnschmalz, im Vorfeld einer solchen Anwendung, haben andere Entwickler geleistet, nämlich die Stuttgarter Firma Cultured Code. Auf das Plagiat hingewiesen, kam von ihnen aber keine sehr substanzielle Antwort. Sie geben zu, dass sie bei Nachahmern, die in Russland oder in China sitzen, machtlos sind.

Für mich jedenfalls ist das der Hauptgrund, doit.im nicht zu verwenden.

Wusste ich’s doch: Multitasking ist bullshit. “Multitasking funktioniert nicht”, sagt die Arbeitsmedizinerin Ulrike Roth vom TÜV Rheinland. Hirnforscher wissen es schon lange: Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, dass wir uns auf zwei Sachen gleichzeitig konzentrieren. Manchen kommt es vielleicht so vor, als ob sie das könnten – ist aber nicht so. Deren Hirn schaltet nur extrem schnell hin und her, was sicherlich nicht effizient ist.

Also: Schön alles seriell abarbeiten. Erlebe ich übrigens auch bei meinen Kindern. Die haben manchmal mindestens zehn Sachen gleichzeitig im Fokus, mit dem Effekt, dass ich hinter ihnen her räumen darf und die unerledigten, halbfertigen, vergessenen Sachen dann ausbügeln darf.

GTD? Das ist doch viel zu bürokratisch und zu aufwendig! Diese Kritik an dem Produktivitäts-System Getting Things Done (GTD) höre ich häufig. In der Tat: Wer das System von David Allen bis ins kleinste Detail nachbaut, wird aus dem Verwalten nicht mehr herauskommen (es wird kolportiert, dass Allen sogar einen Eingangskorb für Nachrichten seiner Frau eingerichtet hat …).

Das Schöne an GTD ist, dass man auch nur Teile übernehmen kann, so wie ich das tue. Wichtig ist aber, die richtigen Teile auszuwählen. Ich gebe mal einen Überblick, wie ich meine Termine, meine Projekte und meine Ablage organisiere.
Termine

Vor knapp einem Jahr habe ich meinen alten Papierkalender (ein kleiner Moleskine mit 1 Woche auf 1 Seite) eingemottet und bin komplett aufs iPhone umgestiegen. Für die Terminplanung war es eine (für mich) schwierige Umstellung, fürs GTD-System aber der Himmel. Denn ich liebe Papier und Bleistift, ich liebe die Moleskine-Kalender und Notizbücher. Allerdings ist GTD auf Papier viel zu aufwendig.

Alle Termine speichere ich auf dem iPhone, das sich via MobileMe mit iCal auf meinem Mac und mit einem Kalender im Netz synchronisiert. Das funktioniert prima, wenngleich die Web-Oberfläche für den kostenpflichtigen Dienst total langsam ist und längst nicht den Komfort bietet, den beispielsweise der Google-Kalender hat. Das ist mehr als ärgerlich, zumal MobileMe recht teuer ist. Da müsste Apple nachbessern.

Weil iCal die Möglichkeit bietet, mehrere Kalender in einer Übersicht anzuzeigen, habe ich mir für einzelne Lebensbereiche (auch farblich) unterschiedliche Kalender angelegt. So sehe ich sofort, ob das ein Geschäftstermin, ein Treffen mit meinen Kindern oder mit meiner Freundin ist. Mir helfen solche visuellen Spielereien, den Überblick zu bewahren.

Tasks

Das GTD-System realisiere ich über Things, eine Software, die allerdings nur auf dem Mac sowie auf iPhone (und iPad laut Ankündigung) läuft. Beide Programme sind nicht billig (50 Euro für die Mac-Version, acht Euro fürs iPhone-App), lohnen sich aber. Denn Projekte und Tasks plane ich lieber am Rechner: Mit Tastatur und Maus ist das sehr viel bequemer. Mit dem iPhone habe ich dann alles immer dabei und kann auch unterwegs oder im Büro (wo ich in einer Win-Umgebung arbeite) neue Tasks notieren und alte abarbeiten und streichen. Beide Versionen synchronisieren sich reibungslos und sehr bequem über W-Lan: Sowohl der Mac, als auch das iPhone müssen im gleichen Netz angemeldet sein, auf beiden Geräten Things öffnen, und sie bringen sich auf den aktuellen Stand.

Papierablage

Meine Papierablage organisiere ich zum größten Teil mit dem Classei-System. Das sind dünne Stehsammler, die den bekannten Hängeregistraturen ähneln. Ihr Vorteil: Sie sind bedeutend platzsparender, wiel die Metallleisten sowie die Plastik-Reiter entfallen. Das Classei-Mappen stehen in Sammlern, die Reiter (aus Papier) werden oben einfach aufgeklebt. Dadurch entsteht eine A-Z-Registratur. Und weil die einzelnen Mappen so dünn sind, lohnt es sich auch, im Extremfall für nur ein einziges Papier eine eigene Mappe anzulegen. Das schafft ungeheuer Ordnung. Ein weiterer Vorteil: Weil die Mappen nicht allzuviel Papiere vertragen, miste ich immer mal wieder ganz von allein aus.

Ich habe allerdings auch Themen und Projekte, für die sehr viel Material anfällt. Deshalb habe ich parallel noch eine klassische Hängeregistratur.

Projekte

Projekte im GTD-Sinn sind alle Ideen, Arbeiten und To-do’s, die mehr als einen Schritt benötigen. Weil das papierlose Büro noch lange auf sich warten lassen wird (vielleicht wird’s ja endlich mit den Tablett-Computern was …), habe ich immer wieder Projekte, die sowohl Papiere, als auch digitale Dokumente beinhalten. Das Gleiche übrigens passiert immer mal wieder mit Referenzmaterial.

Auf meinem Schreibtisch steht eine zusätzliche Classei-Box, in der einzelne Projektmappen stehen. Zusätzlich habe ich auf der Festplatte des Rechners eine parallele Verzeichnisstruktur aufgebaut (konkret: Ich habe einen _Projekte-Ordner angelegt mit diversen Unterordnern). Sogar in meinem E-Mail-Programm findet sich diese Struktur wieder.

Soweit für den Anfang. In den kommenden Tagen kommt der zweite Teil mit Detaillierterem.