Schreiben hilft: Führen Sie eine Einkaufsliste, besser mehrere Listen für unterschiedliche Geschäfte (also für den Einkauf im Supermarkt, auf dem Markt, im Discounter) und planen Sie Ihre Einkäufe im Voraus.

Halten Sie Ordnung: “Jedes Ding an seinem Ort, spart viel Zeit, manch böses Wort.” Ja, ja, Großmutters Weisheiten. Manchmal haben sie aber einen wahren Kern. Wenn Sie Dinge in Benutzung haben, legen Sie sie nach Gebrauch wieder gleich zurück an ihren Platz. Vorausgesetzt, die Dinge haben ihren Platz. Daran scheitern nämlich häufig gut gemeinte Versuche des Ordnunghalten. Bei Papieren hat sich die Classei-Ablagemethode bewährt, bei Dingen müssen Sie selbst sich eine Struktur geben. Für den Krimskrams können ds beispielsweise kleine kleine Boxen oder Schuber sein. Möbelhäuser und Baumärkte bieten da viel Auswahl.

Lesen Sie intelligent: Vorausgesetzt, es handelt sich um Fachliteratur! Nutzen Sie Post-it’s, lesen Sie immer mit einem Bleistift in der Hand, bei umfangreicheren werken am besten auch mit einem Notizbuch. Lesen Sie zuerst das Inhaltsverzeichnis und markieren sich dann die Kapitel oder Artikel, die Sie interessieren.

Lassen Sie die Glotze aus: Weit über vier Stunden sitzt der Bundesdeutsche im Schnitt vor dem Fernseher. Das ist viel zu viel Zeit. Disziplinieren Sie sich, schauen Sie ausgewählt und vermeiden sie da Zappen.

Nutzen Sie Video: Filme oder Serien auf DVD machen mehr Spaß zu schauen, weil sie erstens ohne Werbeunterbrechungen sind und zweitens auch im Original angeschaut werden können. Zeichnen Sie interessante Sendungen im Fernsehen auf (3sat und Arte haben hervorragende Dokumentationen) oder schauen Sie die Sachen in der Mediathek.

Nutzen Sie Timer und Wecker: Stellen Sie ihren Handywecker auf 19. 58 Uhr, wenn Sie die Tagesschau nicht verpassen wollen. So können Sie sich zuvor konzentriert ihrem Geschäft widmen (oder in Ruhe zu Abend essen).

Gehen Sie gezielt ins Netz: Überlegen Sie sich zuvor (am besten schriftlich), was Sie im Web recherchieren wollen. So vermeiden Sie planloses Surfen.

Nutzen Sie Shortcuts: Die meisten Computerprogramme bieten Tastenkürzel für wichtige Funktionen. Lernen Sie die Tatstenkürzel, zumindest für die Tools, die Sie häufig nutzen. Wenn Sie viel Texte schreiben müssen, ist es beispielsweise sinnvoller, mit den Händen an der Tastatur zu bleiben und zum Zwischensichern des Dokuments nicht extra die Maus zu greifen (geht über Strg+S). Auch Copy and Paste, Markieren und Drucken haben systemweite Tastenkürzel.

In meinem Alltag merke ich, dass ich ohne solche Terminierungen ganz gut klar komme. Ich bin im Fluss, fühle mich nicht gedrängt und bekomme dennoch alles Wichtige pünktlich geschafft – meistens zumindest.

Denn es gibt auch Zeiten, in denen mir das reine GTD zu unbestimmt und zu strukturlos ist. Dann ergänze ich mein System um einen Wochenplan. Das ist eine kleine Tabelle mit den Wochentagen sowie einer Spalte, in der ich drei wichtige Dinge, die ich in dieser Woche erledigen möchte, notiere. Die Tagesspalten sind grob unterteilt in Vor- und Nachmittage sowie den Abend.

Am Wochenende, wenn ich die kommende Woche plane, trage ich die festen Termine ein (bei mir sind das in der Regel nicht sehr viele) und verteile die drei wichtigen Dinge über die Woche. Danach schaue nochmals meine Kontextlisten durch und entscheide, welche To-do’s in der kommenden Woche für mich wichtig sind. Auch die verteile ich grob auf die Zeiten. Das Ganze geschieht mit Bleistift und im “Konzeptmodus”, ist also jederzeit zu ändern oder zu widerrufen. Und dennoch bietet es für mich Leitplanken für meine Arbeitszeit.

Nahtlose Zusammenarbeit: das Classei-System mit digitalen und analogen Dokumenten. Foto: Classei

Auch wenn viele schon lange vom papierlosen Büro träumen, sieht die Realität in Amtsstuben, Firmen und im häuslichen Arbeitszimmer doch ganz anders aus. Jeden Tag flattern per Post Briefe und Prospekte rein und spucken Drucker und Faxgeräte bedruckte Blätterstapel aus. Diese Papiere müssen in irgendeiner Form bearbeitet und abgelegt werden. Kein Wunder, dass sich auf vielen Schreibtischen ganze Stapel türmen und viel Zeit fürs Abheften und anschließende Suchen vergeudet wird.

Und kein Wunder, dass sich auch eine DIN-Norm mit unterschiedlichen Arten für die Schriftgutverwaltung befasst – es ist die DIN 821, wie der Frank-Michael Rommert in seinem Buch »Ordnung ohne Stress« schreibt. Er stellt darin eine sehr elegante und effektive Methode vor, alle eingehenden Papiere sofort und schnell zu ordnen und auch gleich abzulegen.

Ermöglicht wird diese Organisation durch standardisierte, dünne Aktendeckel, die, richtig beschriftet, gleich in Stellboxen verschwinden. Und dort dank der farbigen Reiter ohne Weiteres auch schnell wieder gefunden werden. Produziert werden diese Mappen nebst Zubehör von Mappei und von Classei. Beide Unternehmen gingen in den 60er-Jahren aus einer Firma für Briefumschläge hervor und stellen mittlerweile recht ähnliche Produkte her.

Dreh- und Angelpunkt dieser Art der Ablage sind flexible Mappen im Format etwas größer als DIN A 4. Aufbewahrt werden sie ähnlich wie die bekannten Hängeregistraturen – allerdings mit einem wichtigen Unterschied: Die Mappen werden hintereinander gestellt. Dadurch kommen sie ohne Hängemechanik aus, sie sind dünner und nehmen weniger Platz ein. Es lohnt sich also, auch für nur ein oder zwei Blätter eine eigene Mappe anzulegen.

Weil zum guten Archivieren nicht nur das Ablegen sondern vor allem das Finden gehört, bekommen die Classei/Mappei-Mappen einen Reiter. Der wird an entsprechender Stelle des vorgedruckten ABC-Registers angeklebt. Die Mappen werden in passenden Boxen in umgekehrter Reihenfolge platziert – A steht also hinten, Z vorn. Das hat den Vorteil, dass die Beschriftung der Reiter mit einem Blick gesehen wird.

Loseblatt spart Zeit und Geld

Dieses Ablagesystem birgt viele Vorteile: Zum einen nimmt diese Art der Aufbewahrung sehr wenig Platz in Anspruch, weil beispielsweise bei Ringordnern »sehr viel Luft archiviert wird«, wie Rommel schreibt. Zum anderen verkürzt sich die Zeit der Ablage: Die Papiere werden im Loseblatt-Verfahren in die Mappen gelegt: Es entfällt das Lochen und heften.

Der wichtigste Vorteil des Systems ist aber seine Flexibilität. Papiere können direkt beim Eingang sortiert und abgelegt werden, die Rede ist von »Sofortordnung«. Und weil die Mappen mit dicken Blätterstapeln nicht so gut funktionieren, werden umfangreiche Vorgänge ganz automatisch auf mehrere Mappen verteilt – im Fachjargon Vereinzelung genannt. Die Folge: Für Sitzungen oder unterwegs müssen nicht umständlich einzelne Dokumente entnommen werden, sondern wird einfach die entsprechende Mappe eingesteckt. Dieser Aspekt des schnellen Umsortierens macht aus dieser Form der Ablage ein ideales Gerüst für das Produktivitätssystem »Getting Things Done – GTD«.

Frank-Michael Rommert beschreibt in seinem Buch sehr detailliert (und mit vielen Fotos) die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten, die vielfältigen Mappenarten und das Zubehör der Mappei-Methode. Das meiste gilt dabei auch für die Classei-Produkte. Besonders schön sind die Beispiele aus der Praxis. Ausführlich beschreiben darin Anwender, Personaler, Außendienstmitarbeiter, Sekretärin und Privatanwender, wie sie ihre Ablage organisieren. (GEA)

Frank-Michael Rommert: »Ordnung ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der Mappei-Methode.« 223 Seiten, Gabal-Verlag, 29,90 Euro

www.mappei.de

www.classei.de

Doch es gibt einen Trick, sich selbst bei solch unangenehmen Aufgaben zu überlisten: Nehmen Sie sich bei ihrer wöchentlichen Durchsicht vor, in der kommenden Woche genau diese zwei, drei oder vier unangenehmen Dinge zu erledigen. Schreiben Sie sich das auch auf und zwar mit dem Datum, an dem sie die Sachen fertig machen wollen. An diesem Tag wird es das erste sein, das Sie tun. Noch bevor Sie die Mails anschauen oder den AB abhören.

Wer das so machen will (und nicht auf entsprechende digitale Passwort-Safes zurückgreift), sollte jedoch darauf achten, dieses ABC-Register gut zu verstecken. Es also ja nicht unter der Schreibtischablage oder in der ersten Schublade des Schreibtischs verstecken. Sie lachen? Kein Grund dafür! Die Mehrzahl der Einbrüche in Industrie-Netzwerke sind  sogenannte “Putzfrauen-Attacken”. Dabei werden Passwörter auf ganz simple Weise ausgespäht – in dem nämlich im Schreibtischumfeld nach entsprechenden Notizen geschaut wird: Unterm Monitor, auf die Unterseite der Tastatur geklebt, unter der Schreibtischauflage, in einer Schublade …

Und weiter lässt sich der bayerische Satiriker auch über Achtsamkeit aus. Er sagt’s so schön, was in achtsamen Momenten, auch in der Meditation geschehen kann: “Wenn nichts passiert, passiert ja nur scheinbar nichts, weil irgendwas passiert ja immer, und wenn eine Ameise übern Sandboden läuft oder Staubpartikel durchs Fenster sichtbar werden, weil die Sonne reinscheint. Die Frage ist, ob es einem gelingt, sich diesem Angebot zu öffnen.” [SZ]

Eine Keksbäckerin als Berufsberaterin: Beate Westphal. Foto: privat

Dass Aussagen wie “Ich will mehr Sport treiben” oder “Nun will ich im Job besser werden” nicht unbedingt als Ziele taugen, ist eigentlich bekannt. Denn solche Aussagen sind viel zu schwammig, als dass ich mich daran gebunden fühlen würde. Besser ist es, Ziele smart zu formulieren. Dieses Akronym steht für:
spezifisch
messbar
aktionsorientiert
real
terminiert.
Am Beispiel: Statt “Ich will mehr Sport treiben” würde das smart formulierte Ziel beispielsweise heißen “Ich will ab heute jede Woche zwei Mal eine Stunde lang joggen”.

So weit, so gut. In ihrem Buch “Eigentlich wäre ich gern …” schlägt Beate Westphal aber noch eine weitere Variante vor, wie smarte Ziele noch deutlicher und einfacher zu befolgen werden – zumindest, wenn es sich um Lebensziele oder kleinere Projekte handelt. Sie propagiert als sinnvolle Zeiteinheit für solche größere Ziele die Marke von hundert Tagen.

Hundert Tage, das sind ungefähr 14 Wochen, was etwa einem drei Monaten, also einem Vierteljahr entspricht. Westphal schreibt: »Damit haben wir erstens einen übrsichtlichen Zeitraum, indem man etwas bewegen und ein messbares Ziel erreichen kann. Und zweitens einen ganz archaischen Zeithorizont.« Denn drei Monate entspricht auch grob einer Jahreszeit. Wichtig dabei ist, die hundert Tage in Teilziele zu untergliedern. Was würde besser passen, als sich 14 Teilziele auszusuchen, also für jede Woche eines. Am Anfang einer solcher Zielformulierung steht deshalb sinnvollerweise auch eine Liste mit handhabbaren Wochenzielen.

“Eigentlich wäre ich gern…”
von Beate Westphal
gleich bestellen.

Dennoch: Papier hat eben auch seine Vorteile, es stürzt nicht ab, ist schneller zu bedienen und bietet ein sinnlicheres Erlebnis. Deshalb habe ich ein Set an häufig benutzten Vorlagen gestaltet. Die GTD-Formulare umfassen Kontext- und Projektlisten, eine Projektübersicht, Listen für “@warten auf” und “Vielleicht/irgendwann”listen, sowie verschiedene Formulare für die Tages- und die Wochenplanung. Alle Formulare sind im pdf-Format.

Viel Spaß damit und viel Erfolg!

Download der Vorlagen als pdf

Eine weitere Neuerung, die sich Apple aus der Produktivitätsszene abgeschaut hat, ist die Möglichkeit, sich Websites für ein späteres Lesen aufzubewahren – und zwar geräteunabhängig. Also: Ein Klick im Safaribrowser auf dem Mac, und ich kann später die Seite auf dem iPad lesen – Apples neuer Synchronisations-Dienst iCloud macht’s möglich.  Eine Funktion also, die ich heute noch über Plug-ins wie  Read it later oder Instapaper löse.

Ach, ein leerer Schreibtisch und eine geordnete Ablage können so wohltuend für die Seele sein …