Sinnvolles Zusammenspiel

5. Teil der Serie übers Arbeiten im “SoHo”. Heute: Digital und Analog im Medien-Mix

In den ersten vier Teilen der Serie über die Organisation des Home-Office habe ich gezeigt, wie Papier und digitale Daten sinnvoll organisiert werden können. Sinnvoll heißt, Dokumente mit minimalem Zeit- und Platzaufwand zu bearbeiten, zu archivieren und wiederzufinden. Zudem habe ich erklärt, wie der persönliche Arbeitsplatz produktiv gestaltet werden kann.

Ordner-aus-dem-Rechner-nicotombo-74550741 M-300x225 in Sinnvolles ZusammenspielNun geht es um das Zusammenspiel zwischen digitaler und analoger Welt. Es gibt nur wenige Menschen, die komplett digital arbeiten und Papier auf ein Minimum reduziert haben. In der Regel haben wir es weiterhin mit allen möglichen Arten von physischen Dingen zu tun: Kataloge und Prospekte beispielsweise, Steuerunterlagen, Reader, Zeitschriften, aber auch Schulungs- oder Trainingsunterlagen. Klar kann ich das Papier einscannen und damit in die digitale Welt überführen. Nur ist das wirklich sinnvoll bei Papieren, die ich nur kurz oder nur für ein Meeting benötige? Diese Zeit kann ich mir sparen, wenn ich nach folgenden Prinzipien handle.

Alles an einem Ort

So, wie es nur einen Steuermann an Bord eines Schiffs gibt, so habe ich nur an einem Ort den Überblick über alle Aufgaben und Ideen. In meiner Kommandozentrale laufen die Fäden zusammen. Bis vor Kurzem war das die Software Things, seit vielen Wochen arbeite ich mit Todoist (eine Beschreibung folgt). Hier finde ich meine anstehenden Aufgaben und Reminder; dorthin überführe ich Ideen und To-do’s. An diesem Ort steht alles, was heute zu tun ist – mit einer Ausnahme: In meinem Kalender sind zusätzlich die Termine für den Tag notiert.

Stärken ausspielen

Ob digital oder analog: Jedes Medium hat seine Vorteile. Auf einem Blatt Papier ist schnell etwas notiert oder skizziert; das geht viel schneller, als die Idee in mein iPhone oder den Mac zu formulieren. Ein umfangreicher Reader ist für mich eingängiger und intuitiver zu lesen als ein elektronisches Dokument. Dafür lässt sich ein riesiger Bestand an pdf-Dateien in Sekundenschnelle nach einem bestimmten Begriff im Volltext durchsuchen, und auf meinem iPad habe ich eine Unmenge Bücher, Texte und Unterlagen immer griffbereit.

Für manche mag es sinnvoll sein, völlig auf Papier zu verzichten, andere verweigern sich komplett dem technischen Fortschritt und wollen nichts wissen von digitalen Helfern. Sinnvoll erscheint jedoch ein Medien-Mix, angepasst an meine Vorlieben, meine Bedürfnisse und meine Umgebung. Bin ich häufig bei Kunden, bei denen es kein Wlan gibt und habe ich kein Tablet, scheinen mir Unterlagen auf Papier recht sinnvoll zu sein. Bin ich „allways on“ und viel unterwegs, kann ein Tablet große Erleichterung bringen, weil ich immer alle wichtigen Unterlagen griffbereit habe.

Auch die genetischen Voraussetzungen spielen eine Rolle: Bin ich eher von meiner rechten Gehirnhälfte dominiert, arbeite ich gern visuell mit Farben, Bildern, Symbolen und Skizzen – und habe so meine Schwierigkeiten mit nüchternen Computer-Listen. Hat dagegen meine linke Gehirnhälfte die Führung, kann ich in einer klaren, fast sterilen Umgebung sehr viel besser und gründlicher arbeiten und kümmere mich wenig um das Drumherum. Entsprechend einfach kann ich dann auch auf Papier verzichten.

Entweder-oder

Beim produktiven Arbeiten nutze ich die Stärken jedes Mediums. Dabei achte ich jedoch darauf, dass ich keine Unterlagen doppelt vorhalte. Also entweder digital oder analog, aber nicht in beiden Formen. Das führt zu Verwirrung und womöglich unterschiedlichen Bearbeitungszuständen. Texte oder Artikel etwa, die mir interessant und archivierungs-würdig scheinen, scanne ich noch vor dem Lesen ein und übertrage sie via Dropbox auf mein iPad. Das Papier werfe ich fort. Die pdf’s lese und bearbeite ich auf dem Tablet in der App GoodReader. Darin kann ich Anmerkungen machen und Textteile unterstreichen oder anmarkern. Diese bearbeiteten pdf’s speichere ich dann in Evernote und füge dort gegebenenfalls noch eigene Anmerkungen, eine kurze Zusammenfassung oder weiterführende Gedanken an.

Einheitliche Benennung

Führe ich die meisten Unterlagen zu einem Projekt im Rechner, bekomme oder benötige ich dennoch immer wieder Papier dazu. In diesen Fällen lege ich mir zusätzlich eine Classeimappe an und achte auf eine einheitliche Benennung. Am Beispiel: Meine Projektunterlagen lege ich in Evernote ab und versehe sie mit einen einheitlichen Schlagwort, etwa „Projekt Neues Auto“ oder „Projekt Steuererklärung 2014“. Die entsprechenden Classeimappen beschrifte ich dann ebenso mit „Neues Auto“ oder „Steuererklärung 2014“. In Evernote stelle ich lediglich den Begriff „Projekt“ voran, um die Übersicht in den sehr vielen Schlagworten zu behalten, ich bastle mir also Schlagwortketten.

times they are a changing …

In den vergangenen Monaten nimmt die Zahl der neu angelegten Classeimappen bei mir rapide ab. Auch die Wiedervorlage, früher ein bewährter Helfer meiner Arbeitstage, wird immer leerer. Ich forciere das papierlose Büro nicht, doch es scheint, ich schlendere genau in diese Richtung. Dazu trägt neben dem iPad (das ein ultimatives Produktivitäts-Gerät ist) sicher eine neue Anschaffung bei: ein ScanSnap ix500 von Fujitsu. Ein genialer Dokumenten-Einzugsscanner, der schnell, leise, einfach zu handhaben ist.

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2 Responses to Sinnvolles Zusammenspiel

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