Wohin mit digitalen Daten?

4. Teil der Serie übers Arbeiten im “SoHo”. Heute: Ablage digitaler Daten

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Es gibt unterschiedliche Möglichekiten, digitale Dokumente sinnvoll abzulegen.
Foto: Fotolia/massimo_g

In den ersten Teilen der Serie über die Organisation des Home-Office habe ich gezeigt, wie Papier sinnvoll organisiert werden kann. Sinnvoll heißt, Papier mit minimalem Zeit- und Platzaufwand zu bearbeiten und zu archivieren, was am besten mit dem System von Classei oder Mappei (der tägliche Workflow) funktioniert.

Nun soll es um digitale Daten gehen. Alles, was wir elektronisch gemailt bekommen, selbst erstellen oder irgendwo herunterladen, will sinnvoll archiviert werden. Und das bedeutet: Wir kopieren es nicht irgendwo auf die große Festplatte, sondern schaffen uns praktische Strukturen, so dass wir die Dokumente auch garantiert wieder finden werden.

Ich möchte mich in diesem Posting noch nicht mit der Ablage von E-Mails beschäftigen – auch wenn ich weiß, dass elektronische Post ein großes Problem ist. Ein solch großes Problem, das es wert ist, separat betrachtet zu werden. Es geht auch nicht um das Arbeiten in großen Teams: Dort gelten ganz andere Anforderungen an Genauigkeit der Benennung von Dateien und Verzweigung der Verzeichnisbäume.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Daten digital abzulegen. Zum einen die Ablage im Dateisystem, also in Ordnern und Unterordnern, wie es Windows, Linux oder MacOS vorsehen. Zum anderen die Ablage in einer Datenbank. Beide Möglichkeiten schließen sich nicht aus, im Gegenteil: Manchmal ergänzen sie sich gut. Für beide Varianten ist es allerdings sinnvoll, sich zunächst die Vor- und Nachteile zu überlegen, bevor ein persönliches System aufgebaut wird.

Ablage im Dateisystem

Diese Ablage ist ein digitales Abbild der Papierablage: Es gibt Ordner, und jedes Dokument liegt in einem ganz bestimmten Ordner. Im Gegensatz jedoch zur realen Ablage lassen sich im Rechner noch unzählige Unterordner anlegen, also ineinander verschachtelte Ordner (oder Verzeichnisse – unterschiedliche Bezeichnungen derselben Struktur). Doch abgesehen von dieser Ausnahme sind die Ablagestrategien dieselben. Diese Variante ist sehr einfach zu realisieren und für manche Zwecke auch sehr sinnvoll.

Bilderpfad in Wohin mit digitalen Daten?

Digitale Bilder werden am sinnvollsten in einem Verzeichnisbaum abgelegt, der chronologisch aufgebaut ist.
Screenshot: Grabowski

Beispielsweise fürs Archivieren der Fotosammlung. Im Folgenden beschreibe ich die, für meine Begriffe, sinnvollste Art und Weise, seine digitalen Bilder auf der Festplatte zu speichern. Ich empfehle, die Fotos in einer chronologischen Struktur abzulegen, denn in der Regel erinnern wir uns am einfachsten über den Zeitpunkt der Aufnahmen. Konkret schlage ich folgende Struktur vor: Ein Verzeichnis, in dem alle Bilder liegen, ein jährliches Unterverzeichnis, darunter Unterverzeichnisse mit dem genauen Datum und einer Beschreibung des Ereignisses. Die Pfadangabe der Fotos von Opas Geburtstag Mitte Februar könnte also folgendermaßen aussehen: „Meine Daten/Fotos/2015/02-14 Opas-Geburtstag/“.

Alle Bilder, die ich bei dieser Feier, die am 14. Februar stattfand, gemacht habe, liegen also in einem Ordner, der zunächst das Datum in seinem Namen trägt (in umgekehrter Reihenfolge: zuerst der Monat mit zwei Stellen, dann der Tag, ebenfalls mit zwei Stellen – so sind die Verzeichnisse im Explorer oder Finder gleich richtig sortiert), anschließend ein beschreibender Namen des Ereignisses. Die umgekehrte Reihenfolge beim Datum empfehle ich übrigens generell bei Dateien oder Verzeichnissen. Ob ihr indes Unterstriche, Leerzeichen oder Groß-Kleinschreibung verwendet, bleibt euch überlassen (Obacht: Linux kann mit Leerstellen in Dateinamen nicht immer was anfangen). Wichtig ist, dass ihr es einheitlich macht (für mich hat sich der Bindestrich innerhalb des Datums, ansonsten Leerzeichen bewährt). Dieser Ordner liegt im Jahresordner.

Wer sehr viele Bilder macht, kann auch (unterhalb des Jahresordners) monatliche Ordner anlegen und darin Verzeichnisse der Ereignisse ablegen (möglicher Pfad: „Meine Daten/Fotos/2015/02/14 Opas-Geburtstag/“). Wichtig ist außerdem, die Beschreibung so klar wie möglich zu machen. Also nicht nur „Geburtstag“, sondern „Opas Geburtstag“ oder noch besser „Opas Geburtstag im Schützenhaus“ zu schreiben. Wenn ihr Jahre später die Fotos sucht, könnt ihr euch an diesen beschreibenden Namen entlang hangeln. Auch dies gilt für jegliche Dokumentenbezeichnung. Je klarer der Name, desto einfacher findet ihr die Dateien.

Auf diese Weise lassen sich theoretisch alle digitalen Unterlagen sortieren: Rechnungen, Korrespondenz, Unterlagen des papierlosen Büros, Steuerbescheide. Allerdings stößt man bei komplexeren Ablagen auch an Grenzen, was ein anderes Beispiel zeigt.

Grenzen der Ablage

Nehmen wir an, ein Lehrer unterrichtet Deutsch, Geschichte und Gemeinschaftskunde und möchte seine Unterrichtsunterlagen auf diese Weise im Rechner ablegen. Wie könnte sein Ablagesystem aussehen? Er hat mehrere Möglichkeiten. Die sinnvollste wird sein, er legt jeweils Verzeichnisse zunächst fürs Fach, darunter für die Klassenstufen und Unterrichtseinheiten an (beispielsweise: „Schule/Geschichte/Klasse 9/Französische Revolution/“).

Ich kann mich an meine eigene Schulzeit erinnern, in deren Verlauf ich mindestens drei Mal die französische Revolution durchgenommen habe. Wo also soll der Lehrer ein bestimmtes Dokument ablegen? Schließlich wird es sowohl im Verzeichnis Gemeinschaftskunde, als auch im Verzeichnis Geschichte, vielleicht sogar in Deutsch und garantiert in einigen  Unterverzeichnissen eine sinnvolle Ablagemöglichkeit geben. Er könnte das Dokument mehrfach speichern, was nicht sehr elegant ist und spätestens dann ernsthafte Probleme bereitet, wenn er irgendwann das Dokument ändern möchte. Womöglich findet er nicht jede Kopie und hat fortan unterschiedliche Versionen desselben Dokuments. Andere Möglichkeit: Er speichert das Dokument in einem möglichen Verzeichnis und setzt im anderen möglichen Verzeichnis ein Alias (unter Windows heißt das Verknüpfung), dies ist ein kleiner Wegweiser auf eine Datei. Das Dumme unter Window nur: Wird die Originaldatei verschoben oder umbenannt, führt die Verknüpfung fortan ins Nirwana (beim Mac übrigens nicht). Also: Keine praktikable und sowieso keine elegante Lösung. Für solche Arbeits-Anforderungen stößt die Ablage im Dateisystem deutlich an ihre Grenzen; eine Datenbank ist hierfür die bessere Wahl.

Ablage in der Datenbank

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Evernote: Ein elektronischer Zettelkasten, mit dem man sein digitales Leben prima sortieren kann.

Keine Angst vor diesem Begriff. Denn auf dem Markt gibt es schlanke, sinnvolle und kostengünstige Programme. Mein Favorit: Evernote. Mit diesem Programm organisiere ich einen Großteil meiner Dokumente, wie ich bereits beschrieben habe. Das Programm ist kostenlos (es gibt jedoch auch eine Bezahlversion mit größerem Funktionsumfang) und steht für nahezu alle Plattformen zur Verfügung (Windows, MacOS, Android, iOS). Wie ist es aufgebaut? Man kann es sich wie ein Bücherregal vorstellen, in dem viele Notizbücher stehen. Das Buchregal ist Evernote, die Notizbücher werden in Evernote angelegt. In jedes Notizbuch lassen sich unbegrenzt viele Notizen speichern, und jeder Notiz lassen sich beliebig viele Dokumente (pdf, jpg, doc) anheften. Zusätzlich werden die Notizen verschlagwortet.

Auch beim Suchen von Notizen zeigt sich Evernote vielseitig: Es lässt sich nach Notizbuch oder Schlagwort suchen, es gibt eine vielseitige und mächtige Volltextsuche, die nicht nur über die Notizen, sondern auch über die Anhänge läuft – und das auch bei reinen Bildern.

Weiteres großes Plus ist die Cloud: Notizen werden wenn gewünscht automatisch zwischen Rechnern und/oder Smartphones synchronisiert. Am Beispiel: Der Lehrer ist in der Schule und ihm fällt ein, dass er für den Unterricht noch spontan ein bestimmtes Dokument benötigt. Über irgendeinen Rechner greift er via Browser auf sein Evernote-Konto zu, lädt das Dokument herunter und druckt es aus.

Wie hat er seine Dokumente in Evernote organisiert? Ich schlage vor, ein Notizbuch anzulegen, in dem sämtliches Unterrichtsmaterial zu finden ist. Unterteilt wird das Material ausschließlich über Schlagworte; beispielsweise „Klasse 8“, „Klasse 9“, usw. außerdem „Deutsch“, „Gemeinschaftskunde“ etc. sowie Unterrichtseinheiten bzw. Themen, etwa „Thema Französische Revolution“, „Thema Kolonialismus“, „Thema Drittes Reich“. Denkbar wären auch noch Schlagworte über die „Sorte“ der Dokumente: „Originaltext“, „Arbeitsblatt“, „Tafelaufschrieb“ usw. Ein Dokument für die Unterrichtseinheit „Französische Revolution“ würde also folgende Schlagworte bekommen: „Klasse 9“, „Klasse 10“, „Gemeinschaftskunde“, „Französische Revolution“. Bei der nächsten Unterrichtsvorbereitung im Fach Gemeinschaftskunde für eine neunte Klasse würde dieses Dokument erscheinen, fürs Fach Deutsch nicht. Immer dann also, wenn ihr Dokumente habt, die in unterschiedlichen Kontexten ihren Platz finden, ist eine Datenbank genial.

Bevor ihr mit Evernote startet, ist es sinnvoll, sich gut zu überlegen, für welche Zwecke ihr das Programm nutzen wollt und welche Struktur die beste ist. Ich habe vor vielen Jahren recht chaotisch mit ein paar Notizbüchern begonnen; im Laufe der Zeit wurden es auch immer mehr Schlagworte, die keine richtige Systematik hatten, bis ich an einem Wochenende die Notbremse gezogen habe und mir eine feste Struktur gegeben habe. Seitdem arbeite ich mit sehr wenig Notizbüchern (es sind eigentlich nur vier: ein Buch für die Arbeit, eines für alles Private sowie ein Notizbuch für Kochrezepte und eines für eine Literaturdatenbank). Sortiert werden die Notizen mithilfe von Schlagworten, die ich zu Schlagwortketten systematisiert habe (also nicht „Urlaub“, sondern genauer „Urlaub-Italien“, „Urlaub-Frankreich“ oder „Urlaub aktiv“, „Urlaub Wellness“ usw.) Damit bekomme ich eine zwar lange, aber auch überschaubare Liste an Schlagworten, über die ich die Dokumente sehr schnell finde.

Vor- und Nachteile im Überblick

Wo liegen Stärken und Schwächen der beiden Methoden:

Ablage im Dateisystem:
+ einfach und übersichtlich
+ von der Papierablage her gewohnt
+ unabhängig vom System und Programm
unflexibel und starr
unübersichtlich bei komplexen Dokumenten
unkomfortable Suche

Ablage im Filesystem:
+ präzise Kennzeichnung dank Verschlagwortung
+ alles an einem Ort
+ optional: Via Cloud von überall nutzbar
abhängig von einem Hersteller
was tun, wenn das Programm crasht?

Nicht entweder/oder sondern sowohl als auch

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Für Fotos beispielsweise nutzte ich viele Jahre hinweg die oben beschriebene Speicherung im Dateisystem. Seit meinem Umstieg auf Apple speichere ich die Fotos in einem Mac-eigenen Programm (iPhoto), das letztlich nichts anderes als eine Datenbank ist. Es hatte einige Vorteile, ich bin mir aber nach wie vor nicht sicher, ob es wirklich eine gute Entscheidung war.

Umfangreiche Unterlagen von Fortbildungen, die ich gemacht habe, belasse ich (noch) im Dateisystem. Ebenso sämtliche Unterlagen für meine Workshops. Auch die Ablagen fürs Finanzamt und das papierlose Büro sind auf der Festplatte in Verzeichnissen lokalisiert. Noch ist Evernote für mich eher ein Ideenspeicher, ein Ort, an dem ich Texte, Videos, Websites, Kochrezepte usw. speichere. Doch die Entwicklung geht weiter, derzeit baue ich gezielt eine Literaturdatenbank in Evernote auf mit Texten, die bisher in einem Verzeichnis untergebracht waren.

Die Alternativen

Natürlich gibt es neben Evernote noch andere Programme, die ähnliches oder mehr bieten; OnoNote von Microsoft beispielsweise. Für den Mac sind auch iDocuments2 und DevonThink sehr bekannt. Beides sind jedoch ausgewachsene Dokumenten-Management-Systeme mit vielen Möglichkeiten – für meine Anforderungen zu mächtig.

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2 Responses to Wohin mit digitalen Daten?

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