Jedes Ding an seinem Platz …

3. Teil der Serie übers Arbeiten im „SoHo“. Heute: Ordnung halten und den Arbeitsplatz systematisieren

In den ersten beiden Teilen der Serie übers Arbeiten im Home-Office ging es um Ablagestrategien für Papierdokumente sowie um ein Praxisbeispiel, wie mit Classei-Mappen Papier organisiert werden kann. In diesem Posting werde ich Tipps geben, wie ihr eure unmittelbare Arbeitsumgebung so organisiert, dass ihr jederzeit ohne große Suche eure Dinge findet. Ihr werdet sehen, da gehört nicht viel dazu.

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Im Werkzeugkasten mit seinen vorgestanzten Aussparungen ist die Ordnung perfekt – und eine Grundlage für das 5S-System. Diese Ordnung kann auch Vorbild für den Büroarbeitsplatz sein.
Foto: Fotolia/sergojpg

Ich erinnere mich noch gut an die Zeit als Angestellter: Jeder Kollege hatte seine ganz eigene Art, sein direktes Arbeitsumfeld zu organisieren: Manche Schreibtische quollen über von alten Zeitungen, Papier, Obst und leeren Getränkedosen. Manch andere waren picobello sauber, lediglich Bildschirm und Tastatur, Telefon und ein Stift waren auf der Arbeitsfläche zu finden. Die meisten waren eine Mischung aus diesen beiden Extremen.

Ich glaube nicht, dass ein „Volltischler“ unbedingt zum zwanghaften „Leertischler“ werden muss. Ein wenig „Heimeligkeit“ darf durchaus sein, schließlich verbringen wir in der Arbeitsumgebung (nach dem Schlafen) den größten Teil unserer Zeit. Doch aufgepasst: Übervolle Arbeitsflächen sind nicht produktiv! Dinge zu suchen, kostet Zeit – Lebenszeit. Und die ist das wertvollste, das wir haben. Eine übervolle Umgebung kostet auch Aufmerksamkeit: Viele Dinge in unserem Blickfeld bedeuten viel Ablenkung und damit weniger Konzentration auf das Wesentliche. Wer also an einer schwierigen Arbeit sitzt, sollte seine Umgebung möglichst ruhig und ablenkungsfrei gestalten.

Was die Oma schon wusste

Wer nachhaltig aufräumen will, sollte sich zumindest einen Grundsatz merken. Einen Grundsatz, den schon die Oma kannte: „Jedes Ding an seinem Ort, spart viel Zeit, manch böses Wort“. Erst wenn wirklich jedes Ding, jedes Dokument, jedes Blatt Papier einen festen Platz hat, habe ich auch die Chance, es ohne viel Nachdenken zu müssen, wieder aufzuräumen. Genau das ist der Trick: Ich lege die Hürde für mich niedriger, ich mache es mir einfach. Schwierig mache ich es mir dagegen, wenn ich für Dinge keinen festen Platz habe. Denn dann muss ich jedes Mal, und das kann mehrmals am Tag sein, nachdenken, wo ich die Sachen nun hinräumen könnte.

Deshalb arbeite ich so gern bei Papieren mit den Classei-Mappen: Die haben ihren festen Platz, selbst einzelne Blätter bekommen dann ihren Ort. Ein Beispiel: Vor etlichen Jahren hatte ich mir auf einem DIN A 4-Papier einen Zeitstrahl gemalt, um mir die Abfolge der Kunstepochen zu verdeutlichen. Dazu notierte ich auch einzelne, bedeutenden geschichtliche Ereignisse. Wohin mit diesem Blatt Papier? Erst als ich Classei nutze, fand dieses Papier tatsächlich seinen Platz: In der Box mit privaten Unterlagen, beschriftet mit „Zeitachse“, einsortiert unter „Z“.

An Omas Weisheit müssen sich in den 70ern auch Ingenieure im fernen Japan erinnert haben. In den Fabriken des Toyota-Konzerns etablierte sich zu jener Zeit ein System, Arbeitsplätze und ihr Umfeld sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten. Man spricht vom 5S-System, das auch wunderbar aufs Home-Office angewendet werden kann.

Aufräumen in drei Schritten

Wichtig ist zunächst einmal, den kompletten Arbeitsplatz zu sortieren. Ist alles, was ich häufig benötige, auch im Zugriff? Liegen Dinge herum, die ich gar nicht brauche? Dann weg damit. Wenn sich bei dir also beispielsweise eine Sammlung unterschiedlicher Kugelschreiber aufgebaut hat, überlege, welches dein Lieblingskuli ist. Behalte diesen einen und verschenke die anderen oder wirf sie, wenn es sein muss, auch weg. Liegen Papierstapel oder ungelesene Zeitschriften herum, sortiere sie und überführe sie in die Ablage. Nimm dir dafür als Auftakt für deinen nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz ruhig mal einen Nachmittag Zeit.

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Ein 5S-Arbeitsplatz in der Werkstatt: Aussparungen zeigen, wo welches Werkzeug hingehört.
Foto: tasma3197/wikipedia

Im zweiten Schritt geht’s ans Systematisieren. Dinge, die du täglich benötigst, sollten in deiner unmittelbaren Nähe sein, alles Weitere darf auch weiter weg stehen. Denk dir konzentrische Kreise um deinen Arbeitsplatz herum. Formulare, der Ordner mit der Buchhaltung, auch Locher und Wiedervorlage sind direkt am Schreibtisch in unmittelbarer Nähe, das Archiv dagegen, in dem ich einmal im Jahr etwas suche, steht bei mir auf der Bühne. Sortiere die Gegenstände so, dass sie ihren festen Platz haben. Der Locher beispielsweise steht immer in dieser bestimmten Schublade, der Tacker direkt daneben. Dabei gilt auch: Arbeitsflächen bleiben leer. Der Schreibtisch ist kein Bücherregal. Lasse nicht zu, dass sich Papierstapel bilden. Überführe deshalb jedes Papier sofort in die Ablage oder in die Wiedervorlage – oder wirf es weg.

Der dritte Schritt heißt Selbstdiziplin – und ist vor allem für Einzelkämpfer heikel. In Unternehmen können Vorgesetzte oder entsprechend geschulte Kollegen ein Auge auf die Einhaltung legen. Im Home-Office klappt das nicht. Als sinnvoll hat sich erwiesen, jede Woche zu einem festgelegten Zeitpunkt eine Aufräum-Aktion zu starten, um alle Dinge wieder an ihren Platz zu bringen. Denn Ordnung braucht Pflege. Reserviere dir einen festen Termin in der Woche – zu Beginn ruhig mal eine Stunde, später tut’s auch eine halbe. Ordne dabei deinen Arbeitsplatz, erledige deine Ablage, leere den Eingangskorb und die E-Mail-Fächer und bereite dich auf die kommende Woche vor.

Die fünf Buchstaben

Wieso aber heißt das System nun 5S. Nun, das System kommt aus dem Japanischen und die fünf „S“ sind die Anfangsbuchstaben folgender Worte:

  1. Sortieren (Seiri)
    Zuerst wird der komplette Arbeitsplatz untersucht. Ziel dabei ist, nur noch für die Arbeit wichtige Gegenstände in unmittelbarer Nähe zu haben.
  2. Systematisieren (Seiton)
    Nun werden die Gegenstände sinnvoll kategorisiert (es werden also „Obergruppen“ gebildet), und es wird jedem Gegenstand sein fester Platz zugewiesen.
  3. Sauberkeit (Seiso)
    Hier geht es darum, den Arbeitsplatz von Grund auf zu reinigen. Am besten wird das ein fester Programmpunkt einmal pro Woche.
  4. Standardisieren (Seiketsu)
    In Unternehmen wird an einem Arbeitsplatz begonnen. Der Prozess wird dokumentiert, so dass dieser Arbeitsplatz die Referenz für alle weiteren bildet.
  5. Selbstdisziplin (Shitsuke)
    Jeder Einzelne, aber auch Vorgesetzte oder entsprechend geschulte Mitarbeiter achten darauf, dass die Richtlinien eingehalten werden.

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