Wohin mit dem ganzen Papier?

1. Teil der Serie über das Arbeiten im „SoHo“. Heute: Ablage

Seit Jahrzehnten träumen Viele vom papierlosen Büro. Manche Firma setzt diesen Traum konsequent um, wie etwa die niederländische IT-Beratung Decos. Anders sieht es bei Selbstständigen aus – manche Bloggerkollegen kommen dem Ziel, weitgehend auf Papier zu verzichten schon recht nah.

Doch beim Durchschnitt sieht die Sache anders aus: Rund 20 Millionen Tonnen Papier (inklusive Karton und Verpackungen) werden jährlich in Deutschland verbraucht. Man schätzt, dass die Hälfte davon grafische Papiere sind, Papier also in Form von Zeitungen, Zeitschriften, Drucksachen, Briefen oder Heften. Wohin also im Büro mit diesem ganzen Papier?

Für die Ablage von Papier gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Nicht jede ist für jeden Zweck geeignet. Effiziente Ablage bedeutet, Dokumente sowohl platzsparend als auch schnell abzulegen und sie schnell wieder finden. Deshalb ist es sinnvoll, Ordnungsmittel zu diversifizieren – soll heißen: für jeden Zweck das richtige Ordnungsmittel zu finden.

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Leitz-Ordner sind der Standard in deutschen Büros – noch. Foto: Gina Sanders/Fotolia

Bügel-Ordner: Althergebracht und in Deutschland nahezu Standard sind Bügelordner, umgangssprachlich auch „Leitz-Ordner“ genannt. Der (nahezu einzige) Vorteil dieser Ordner: Sie ermöglichen es, dauerhaft, vollständig und in eindeutiger Reihenfolge auch große Sammlungen von Papier zu archivieren. Der große Nachteil: Solche Bügel-Ordner sind schwer, benötigen sehr viel Platz (denn die Breite der Ordner ist festgelegt, auch wenn sie nur teilweise gefüllt sind) und sie sind umständlich in der Handhabung. Es gibt Berechnungen, nach denen es zwischen einer halben und ganzen Minute dauert, bis ein einzelnes Dokument in einem solchen Ordner verstaut ist. Ich verwende Leitz-Ordner nur noch für meine Buchhaltung sowie für umfangreiche Unterlagen von verschiedenen Ausbildungen.

Hängeregister: Mittlerweile ebenfalls Standard in Büros. Sie sind platzsparend und schnell zugänglich, zahlreiche Büromöbel bieten Auszüge für diese standardisierten Hefter. Praktisch ist, dass sowohl Hängemappen, als auch Hängeordner (in denen das Schriftgut gelocht und sicher abgelegt ist) parallel einsortiert werden können.

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Hängeregister sind platzsparend und schnell organisiert. Foto: DrBes/Fotolia

Bei mir ist nur noch ein Auszug im Regal mit ausschließlich Hängetaschen in Gebrauch (sie sind an drei Seiten offen, haben aber seitlich eine geklebte Lasche, sodass das Schriftgut nicht herausrutschen kann). Sie dienen mir als Ablage für private Belege (jedes Jahr eine neue Hängetasche) und als Ablagemöglichkeit für größere Recherchen, bei denen viel Papier anfällt. Das Prinzip der Hängeregistratur schätze ich jedoch weiterhin, habe aber auf ein effektiveres System umgestellt – dazu später mehr.

Ablagekörbe: Manche Organisationsberater raten komplett von stapelbaren horizontalen Ablagefächern  ab. Für bestimmte Papiere eignen sie sich jedoch hervorragend: Beispielsweise für Formulare oder Etiketten, die häufig gebraucht werden, für Konzeptpapier oder steuerliche Belege, die noch nicht gebucht sind. Für diese Zwecke lassen sich zwar auch Hängemappen verwenden, ich finde jedoch Ablagefächer praktischer – solange der Platz vorhanden ist.

Und es gibt noch einen Einsatz für sie: Als Behälter für Lesestoff, also für Zeitschriften oder interessante Zeitungsausrisse, die ich unbedingt nochmal lesen möchte. Ein heißer Tipp dafür: Verwende nicht den obersten Ablagekorb dafür! Sorge also dafür, dass der Stapel an Lesestoff begrenzt bleibt. Wenn kein neues Papier mehr hineinpasst, nimm die untere Hälfte und werfe sie unbesehen (!) ins Altpapier. Wichtig ist, dich wirklich nicht dazu hinreissen zu lassen, diesen Stapel nochmals durchzusehen.

Stehsammler:  Gedacht zur Aufbewahrung von beispielsweise Zeitschriften. Sind bei mir komplett abgeschafft. Zeitschriften archiviere ich nicht mehr. Wenn einzelne Artikel interessant sind, dann scanne ich sie.

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Die klassische Wiedervorlagemappe in deutschen Büros. Foto: Josef Becker/Fotolia

Wiedervorlage: Es gibt Ordnungsmappen, also Hefter, mit mehreren Fächern – mit sechs, mit zwölf, 31 oder 43 Fächern. Ich weiß aus Umsetzungsberatungen, dass sie manchmal für aktuelle Projekte verwendet werden: Jedes Fach beherbergt dann Dokumente und Ordner für jeweils ein Projekt. Ich halte diese Form für wenig sinnvoll, denn der Ordner hat keinen festen Platz (mal liegt er am Schreibtisch, mal auf einem separaten Tischchen), der Zugriff ist erschwert und die einzelnen Schriftstücke purzeln leicht an der Seite heraus.

Wenn überhaupt, eignet sich eine solche Ordnungsmappe als Wiedervorlage. Ich rate jedoch generell von solchen Mappen ab.

Nun die Preisfrage: Wo legen ich mein Papier dann ab? Ich nutze ein System von Stellmappen der Firmen Mappei und Classei, das ich bereits einmal beschrieben habe. Es funktioniert ähnlich wie Hängemappen – nur dass die einzelnen Ordner nicht hängen, sondern stehen und sie sehr viel dünner sind, weil auf eine Hängemechanik verzichtet werden kann. Das System ist platz- und zeitsparend. Der große Vorteil ist, dass ich jedes Schriftstück beim Verarbeiten nur einmal in die Hand nehme. Im nächsten Teil der Serie beschreibe ich, wie genau ich mich mit Classei organisiere.

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