Der tägliche Workflow

2. Teil der Serie über das Arbeiten im „SoHo“. Heute: Organisation mit Classei.

Im ersten Teil stellte ich verschiedene Ordnungssysteme vor. In diesem Posting beschreibe ich, wie ich die Papierflut beherrsche. Wie bereits beschrieben organisiere ich anfallende Papiere und auch laufende Projekte mit  Stehmappen, die von den beiden Firmen Classei und Mappei angeboten werden.

Ablage-system-300x225 in Der tägliche Workflow

So einfach funktioniert die Ablage mit Classei: Die Reiter werden an den entsprechenden Anfangsbuchstaben geklebt, die Mappen werden alphabetisch voreinander gestellt. Foto: Classei

Kurz erklärt: Die Mappen funktionieren wie Hängemappen – allerdings mit einem entscheidenden Unterschied. Sie hängen nicht, sondern stehen in etwa zehn Zentimeter breite Boxen, sie benötigen also keine Hängeschiene. Die verschiedenfarbigen Reiter aus Papier werden geklebt und die Mappen selbst bestehen aus dünnerem Karton (je nach Ausführung nur 90g schwer). Sie nehmen also extrem wenig Platz ein, und es lohnt sich deshalb, selbst für einzelne Blätter eine eigene Mappe anzulegen.

Ein weiterer großer Vorteil: Ich spare eine Menge Zeit, denn ein Dokument hat, sobald es zu mir ins Büro kommt, sofort seinen festen Platz; ich muss es nicht mehrmals anfassen und umsortieren. Ich finde es schnell wieder und sämtliche relevanten Unterlagen sind sofort im Griff.

Wiedervorlage und aktuelle Projekte

Konkreter: Ich habe insgesamt zwölf Boxen mit Classeimappen, verteilt auf einen Rollwagen sowie einen Hängeregister-Wagen, der direkt neben mir unter dem Schreibtisch steht. In diesem Rollwagen hängen Classeiboxen. Zwei für meine Wiedervorlage. Sie besteht aus einem fertigen Set an transparenten, reißfesten Kunststoffmappen, die mit Reitern von 1 bis 31 beschriftet sind sowie weiteren zwölf Mappen mit Reitern von Januar bis Dezember. Unterlagen, die ich an einem bestimmten Tag benötige, lege ich direkt in die Mappe, beispielsweise die Einladung zu einer Veranstaltung oder die Gesprächsnotiz, die ich für einen Anruf zu einem bestimmten Zeitpunkt benötige. Für umfangreichere Unterlagen, beispielsweise für eine Dienstreise oder einen Workshop, habe ich bereits eine eigene Mappe angelegt. Diese stelle ich einfach hinter den entsprechenden Tag.

Classei-terminmappen-300x245 in Der tägliche Workflow

Eine Wiedervorlage, basierend auf Classeimappen. Ganz rechts die roten Tabs für Tag und Monat. Jeden Morgen wandert die Mappe für den aktuellen Tag nach hinten. Foto: Classei

In einer weiteren Box befinden sich Mappen von aktuellen „Projekten“: Das können Unterlagen beispielsweise für diese Serie hier sein, das sind aktuell unter anderem auch zwei Mappen mit Briefen und Dokumenten, die ich wegen eines Unfalls mit der gegnerischen Versicherung und mit meinem Anwalt führe, eine Mappe für die kommende Steuererklärung sowie eine mit der Aufschrift Stühle: Darin liegen die Auftragsbestätigung sowie die Visitenkarte des Verkäufers und zwei Gesprächsnotizen übe den Kauf von Stühlen für unser Wartezimmer. Sobald wir die Stühle geliefert bekommen haben (was in ein oder zwei Wochen der Fall sein wird), löse ich diese Mappe auf und werfe die Dokumente darin weg. Lediglich die folgende Rechnung wird archiviert.

Für solche temporären Projekte verwende ich übrigens „wiederverwendbare“ Classeimappen, die nicht aus Papier, sondern aus einem festen Kunststoff sind und die mit Plastikreitern bestückt sind, die ich beschreiben und wieder ausradieren kann. Die Mappen wegen des Unfalls dagegen sind aus Papier. Sobald meine Forderungen beglichen sind, wandern sie komplett ins Archiv – das ist eine Box aus Pappe, die auf der Bühne steht, und die nach zehn Jahren weggeworfen wird.

Eine weitere Box im Rollwagen beherbergt Mappen, die nach dem GTD-Prinzip sortiert sind. Es gibt also beispielsweise eine „@waiting for“- und „@irgendwann“-Mappe sowie einzelne Mappen, in die ich Ideen oder Ausrisse beispielsweise für dieses Blog hier ablege.

Kompakte Ablage in verschiedenen Farben

Wie gesagt: Die eben beschriebenen Mappen im Rollwagen sind im täglichen Zugriff. Alle anderen Dokumente befinden sich in einem weiteren Rollwagen. Darin befindet sich meine berufliche und private Ablage.

Damit ich den Überblick behalte, nutze ich verschiedene Farben für die Reiter (bei Classei „Tabs“ genannt). Sämtliche Arbeitsunterlagen haben rote Tabs, private Unterlagen blaue. Unterlagen von Fortbildungen sind grau, Computer-Unterlagen sind grün.

Die geschäftlichen Ordner sind (mittels Leitkarten, also einer Art Trennwände) nochmals unterteilt in „Allgemeines“, in „Klienten/Kunden“ sowie in „Workshops“. Als mein Business im Aufbau war, gab es auch noch die Untergruppe „Gründung“, die nach einiger Zeit komplett ins Archiv gewandert ist.  Innerhalb dieser Unterteilungen sind die Mappen nur noch alphabetisch sortiert. So bekommt jeder Workshop, den ich über „Getting Things Done“ mache, eine eigene Mappe, der Reiter wird beim Buchstaben „G“ angeklebt und beschriftet mit „GTD“ sowie „Veranstalter“ und „Datum“. Reiter der Workshops zum Thema Ablage kleben unter „A“ wie „Ablage“, ebenfalls mit Veranstalter und Datum.

Auch die Mappen in der Arbeits-Ablage „Allgemeines“ sind so sortiert. Ich zähle mal die ersten Mappen auf: Apo-Bank, Aktenplan, Acrylglastechnik (bei dieser Firma habe ich Ständer für Flyer bestellt), Boesner, Bilder in Praxis, Besoldung Ba-Wü, Drucker HP, Flyeralarm: Infos, Flyeralarm: Rechnungen, Gerlinde: Fotos (Rechnungen von sowie Gesprächsnotizen mit einer Fotografin), GebüH: Infos, Gesundheitsamt, Haftpflicht, Judith Hamann (die Frau, die meine Flyer und Visitenkarten gestaltet) usw.

Die einzige thematische Klammer ist also meine freiberufliche Arbeit. Es gibt keine weiteren Unterverzeichnisse. Egal ob Versicherungsunterlagen, ob Firmen oder Personen, mit denen ich zu tun habe, ob Informationen, die ich immer wieder mal benötige: Sie alle werden alphabetisch sortiert voreinander gestellt.

Damit die Mappen nicht zu dick werden, unterteile ich sie. Am Beispiel meines Autos erklärt: Eine Multifachmappe (eine Mappe mit mehreren Fächern) ist unter P wie „Peugeot“ einsortiert; sie enthält die Dokumente und Rechnungen von Steuer, Versicherung, auch den Kaufvertrag. Eine weitere Standard-Mappe mit „Peugeot“ beinhaltet sämtliche Werkstattrechnungen (sind leider recht viele). Wenn ich einen Unfall hätte, dessen Abarbeitung sich lange hinzieht, würde ich eine separate Mappe anlegen. Sobald alles erledigt ist, käme diese Mappe ins Archiv auf der Bühne, denn diese Unterlagen möchte ich vielleicht aufbewahren, benötige sie aber nicht im täglichen Zugriff.

Der Workflow

Soweit das Set-up, nun zur täglichen Praxis. Einer der großen Vorteile dieses Systems ist, dass jedes hereinkommende Schriftstück sofort aufgeräumt werden kann. Classei nennt das „Sofort-Ordnung“. Am Beispiel: Heute Vormittag habe ich meinen Eingangskorb, der neben dem Schreibtisch steht, geleert. Darin waren bestellte Theaterkarten. Die Karten nehme ich heraus und lege sie in die Wiedervorlage, und zwar in die Mappe „Mai“, denn die Aufführung ist am 12. Mai. Den Begleitbrief werfe ich weg.

Weiter geht’s mit der Verbandszeitschrift. Ich blättere sie durch, reiße zwei interessant erscheinende Artikel heraus und lege sie in das Ablagefach mit Lesestoff. Die Beschreibung einer Ausbildung finde ich ebenfalls interessant; diese Seite wandert in die Classeimappe „@Irgendwann/vielleicht“.

Jetzt ruft ein Kollege an. Er hat die Idee für einen Workshop, den er mit mir zusammen anbieten möchte. Ich mache mir Notizen und wir vereinbaren einen Termin in zwei Wochen, an dem wir das Konzept genauer besprechen können. Nach dem Telefonat lege ich dafür eine neue Classeimappe an (weil ich noch nicht weiß, ob aus dem Workshop etwas wird und wie wir ihn tatsächlich nennen, verwende ich dafür eine wiederverwendbare Mappe), beschrifte sie mit einem treffenden Stichwort und lege dort die Notizen ab. Diese Mappe kommt in die Wiedervorlage hinter das Datum unseres Treffens.

Nun wieder zum Eingangskorb. Darin befindet sich noch ein Brief mit Rechnung und Unterlagen eines Fortbildungsseminars. Ich überweise das Geld, lege die Rechnung zur Buchhaltung und die Unterlagen in eine bereits angelegte Mappe mit der Seminarausschreibung sowie der Kopie meiner Anmeldung. Fertig.

Mit diesem recht einfachen System ist es möglich, die Papierflut ohne großen Aufwand in den Griff zu bekommen, schnell seine Unterlagen zu finden und möglichst wenig Platz zu verschwenden.

Zur Einstiegsseite / Fortsetzung: Den Arbeitsplatz strukturieren

4 Responses to Der tägliche Workflow

  1. Pingback: Wohin mit dem Papier - Der LebensPfadFinder

  2. Pingback: Organisation im HomeOffice - Der LebensPfadFinder

  3. Pingback: Wohin mit digitalen Dateien? - Der LebensPfadFinder

  4. Pingback: Sie 5S-Methode: Den Büro-Arbeitsplatz gut strukturieren - Der LebensPfadFinder

Schreib einen Kommentar

Please use your real name instead of you company name or keyword spam.

Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)