Leichter Einstieg in GTD

Vor allem zu Beginn erscheint einem das Produktivitäts-System “Getting Things Done” unübersichtlich und riesig (lesen Sie die Einführung in GTD). Muss ich jetzt wirklich meine ganze Art, mich zu organisieren, ändern? Was, wenn ich damit nicht klar komme? Habe ich mir dann die Arbeit umsonst gemacht? Und vor allem: Werde ich womöglich wichtige Sachen vergessen oder zu spät erledigen?

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Ruhe geniessen, relaxen. Nicht nur in der Freizeit, sondern dank GTD auch bei der Arbeit. Foto: Eda Kommun

Das sind berechtigte Fragen. Und sie haben ein gewisses Abschreckungspotenzial. Ich glaube aber, dass es einen weichen Umstieg auf das System gibt, den ich in sieben Punkten zeigen möchte:

1. Splitten Sie Ihre To-do-Liste nach Kontexten auf, führen Sie also mehrere To-do-Listen nach örtlichen Gegebenheiten (unterteilen Sie dazu beispielsweise ein A-4-Blatt in zwei Hälften, so haben Sie, Vorder- und Rückseite zusammengerechnet, vier Kontext-Listen).

2. Gehen Sie diese Listen durch und fragen Sie sich bei jedem Punkt: Ist das wirklich ein konkreter nächster Schritt? Oder sind dafür mehrere Schritte notwendig. Wenn dem so ist, streichen Sie diesen Punkt von der To-do-Liste, nehmen Sie ein weiteres Blatt als Projektliste für diesen Punkt und notieren Sie sich darauf alle To-do’s, die dafür notwendig sind und die Ihnen jetzt einfallen. Überlegen Sie sich, welches dieser To-do‘s das nächste ist, dass Sie tun müssen oder wollen und übertragen Sie es auf die entsprechende Kontext-Liste.

3. Falls Sie für die Projekte zusätzliches Material haben (Prospekte, Mails, Schriftverkehr), legen Sie sich dafür eine Projektmappe an. Ich empfehle Classei. Für den Anfang genügen aber auch einfache Klarsichthüllen, die auf zwei Seiten offen sind. Legen sie diese Hüllen in alphabetischer Reihenfolge übereinander ab. So haben Sie auch einen recht schnellen Zugriff auf das Material. Wie gesagt. Sollten Sie sich mit dem System anfreunden, stellen Sie auf Classei um.

4. Legen Sie sich einen physischen Eingangskorb zu, in den sämtliche Dinge, die Sie verarbeiten möchten, reinkommen. Auch alle Notizzettel (siehe nächsten Punkt).

5. Führen Sie immer Notizzettel, Karteikarten im A-7-Format oder kleine Notizbüchlein mit sich sowie Sitfte.

6. Sehen Sie mehrmals am Tag auf die entsprechenden Kontextlisten.

7. Jetzt benötigen Sie Disziplin: Schreiben Sie immer alle Ideen, die Ihnen durch den Kopf schwirren, auf und überführen Sie diese Notizen regelmäßig in den Eingangskorb (außer, Sie haben sie direkt auf eine Kontextliste notiert). Schauen Sie den Eingangskorb regelmäßig, mindestens ein Mal pro Woche durch. Und nehmen Sie sich ein Mal pro Woche Zeit für die Wöchentliche Durchsicht, bei der Sie alle Listen durchsehen und die Eingangskörbe leeren, Ihren Kalender für die kommende Woche durchsehen und sich fünf dicke Brocken merken, die Sie in der kommenden Woche abarbeiten wollen.

Zum Schluss ganz wichtig: Wenn Sie klar kommen mit GTD, dann empfiehlt es sich, sich mal einen Nachmittag Zeit zu nehmen und tabula rasa zu machen, also wirklich alle losen Enden anzupacken und ins System einzupflegen.

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