Nahtlose Zusammenarbeit: das Classei-System mit digitalen und analogen Dokumenten. Foto: Classei

Auch wenn viele schon lange vom papierlosen Büro träumen, sieht die Realität in Amtsstuben, Firmen und im häuslichen Arbeitszimmer doch ganz anders aus. Jeden Tag flattern per Post Briefe und Prospekte rein und spucken Drucker und Faxgeräte bedruckte Blätterstapel aus. Diese Papiere müssen in irgendeiner Form bearbeitet und abgelegt werden. Kein Wunder, dass sich auf vielen Schreibtischen ganze Stapel türmen und viel Zeit fürs Abheften und anschließende Suchen vergeudet wird.

Und kein Wunder, dass sich auch eine DIN-Norm mit unterschiedlichen Arten für die Schriftgutverwaltung befasst – es ist die DIN 821, wie der Frank-Michael Rommert in seinem Buch »Ordnung ohne Stress« schreibt. Er stellt darin eine sehr elegante und effektive Methode vor, alle eingehenden Papiere sofort und schnell zu ordnen und auch gleich abzulegen.

Ermöglicht wird diese Organisation durch standardisierte, dünne Aktendeckel, die, richtig beschriftet, gleich in Stellboxen verschwinden. Und dort dank der farbigen Reiter ohne Weiteres auch schnell wieder gefunden werden. Produziert werden diese Mappen nebst Zubehör von Mappei und von Classei. Beide Unternehmen gingen in den 60er-Jahren aus einer Firma für Briefumschläge hervor und stellen mittlerweile recht ähnliche Produkte her.

Dreh- und Angelpunkt dieser Art der Ablage sind flexible Mappen im Format etwas größer als DIN A 4. Aufbewahrt werden sie ähnlich wie die bekannten Hängeregistraturen – allerdings mit einem wichtigen Unterschied: Die Mappen werden hintereinander gestellt. Dadurch kommen sie ohne Hängemechanik aus, sie sind dünner und nehmen weniger Platz ein. Es lohnt sich also, auch für nur ein oder zwei Blätter eine eigene Mappe anzulegen.

Weil zum guten Archivieren nicht nur das Ablegen sondern vor allem das Finden gehört, bekommen die Classei/Mappei-Mappen einen Reiter. Der wird an entsprechender Stelle des vorgedruckten ABC-Registers angeklebt. Die Mappen werden in passenden Boxen in umgekehrter Reihenfolge platziert – A steht also hinten, Z vorn. Das hat den Vorteil, dass die Beschriftung der Reiter mit einem Blick gesehen wird.

Loseblatt spart Zeit und Geld

Dieses Ablagesystem birgt viele Vorteile: Zum einen nimmt diese Art der Aufbewahrung sehr wenig Platz in Anspruch, weil beispielsweise bei Ringordnern »sehr viel Luft archiviert wird«, wie Rommel schreibt. Zum anderen verkürzt sich die Zeit der Ablage: Die Papiere werden im Loseblatt-Verfahren in die Mappen gelegt: Es entfällt das Lochen und heften.

Der wichtigste Vorteil des Systems ist aber seine Flexibilität. Papiere können direkt beim Eingang sortiert und abgelegt werden, die Rede ist von »Sofortordnung«. Und weil die Mappen mit dicken Blätterstapeln nicht so gut funktionieren, werden umfangreiche Vorgänge ganz automatisch auf mehrere Mappen verteilt – im Fachjargon Vereinzelung genannt. Die Folge: Für Sitzungen oder unterwegs müssen nicht umständlich einzelne Dokumente entnommen werden, sondern wird einfach die entsprechende Mappe eingesteckt. Dieser Aspekt des schnellen Umsortierens macht aus dieser Form der Ablage ein ideales Gerüst für das Produktivitätssystem »Getting Things Done – GTD«.

Frank-Michael Rommert beschreibt in seinem Buch sehr detailliert (und mit vielen Fotos) die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten, die vielfältigen Mappenarten und das Zubehör der Mappei-Methode. Das meiste gilt dabei auch für die Classei-Produkte. Besonders schön sind die Beispiele aus der Praxis. Ausführlich beschreiben darin Anwender, Personaler, Außendienstmitarbeiter, Sekretärin und Privatanwender, wie sie ihre Ablage organisieren. (GEA)

Frank-Michael Rommert: »Ordnung ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der Mappei-Methode.« 223 Seiten, Gabal-Verlag, 29,90 Euro

www.mappei.de

www.classei.de