So viel Arbeit und so wenig Zeit? Ein Google-Vorstand beschreibt, wie man sich gut organisiert. Sein Credo: Nicht umständlich sortieren, ordnen oder archivieren; sondern alles auf einen (digitalen) Haufen werfen und intelligent suchen.

In immer mehr Firmen hat die Stechuhr ausgedient. Vielmehr sind Mitarbeiter mit Smartphone und Laptop auch am Wochenende und im Urlaub mit ihrer Firma vernetzt. Doch wenn Arbeitszeit und Freizeit ineinander übergehen, muss sich der Einzelne immer mehr Gedanken um seine Arbeitsorganisation machen. Das entsprechende Schlagwort heißt Produktivität: Wie organisiere ich mich am besten, um Arbeit und Freizeit unter einen Hut zu bekommen?

Douglas C. Merrill: Der Google-Effekt.

Fast wöchentlich erscheinen neue Bücher zu diesem Thema, doch manchmal bringen sie wirklich neue Ideen mit. Wie der vor zwei Wochen erschienene »Google-Effekt« von Douglas Merrill. »Organisiere dein Leben so, dass das Gehirn möglichst wenig belastet wird«, schreibt er. Befreie dich also von allem unnötigen Ballast, lagere so weit wie möglich aus, und vor allem: Verschwende keine Zeit mit Archivieren und Katalogisieren, sondern wirf alles zusammen und suche die Informationen, wenn du sie brauchst.

Eine Forderung, die nicht anders zu erwarten ist von einem, der es bei dem Internet-Suchmaschine-Unternehmen Google zum Informations-Vorstand gebracht hat. Unter seiner Mitwirkung ging Google Mail an den Start. Ein Dienst, der alles anders machte: Während nach der reinen Produktivitätslehre jede einzelne Mail in spezifische Ordner weggepackt werden soll, landet bei Google Mail alles in einer großen Kiste. Über clevere Suchen findet sie der Nutzer wieder. Weil Speicherplatz nahezu unendlich vorhanden ist, gibt es keinen Grund mehr, Dinge wegzuwerfen (ursprünglich hatte Google Mail gar keinen Lösch-Button).

Mittlerweile bieten auch viele moderne Mailprogramme zusätzlich solche cleveren Suchen, beim Mac sind das die »intelligenten Postfächer«. Dieses Prinzip ist beileibe nicht nur auf Mail-Programme beschränkt. Der elektronische Zettelkasten Evernote etwa bietet Speicherplatz für alle erdenklichen Notizen (das können Texte sein, Ausschnitte aus Websites, Sprachnotizen oder Fotos), die vor allem über die Volltextsuche (die auch Text in Fotos erkennt) gefunden werden.

Beiden Programmen – Evernote und Google Mail – ist eines gemeinsam: sie arbeiten »in der Cloud«. Die Daten sind also nicht mehr nur auf einem Rechner gespeichert, sondern liegen auf Servern, die über einen geschützten Internet-Zugang erreichbar sind. Merrill beschreibt, wie er damit ein persönliches Archiv aufbaut – ob es sich um den Medikamentenplan seiner todkranken Freundin handelt oder die Tickets für die nächste Geschäftsreise.

»Wir leben nach Regeln, die schon längst überholt sind«

Selbst wenn er Papierdokumente, Verträge etwa oder wichtige Daten, weiterhin ablegt, scannt er diese Unterlagen zusätzlich ein (oder bittet im Voraus um eine zusätzliche pdf-Version), die er sich selbst zumailt, versehen mit Stichworten zum besseren Finden sowie dem Ort, wo er das Papierdokument aufbewahrt. Auf diese Weise hat er alle wichtigen Daten permanent im Griff. Und weil er sich angewöhnt hat, selbst vermeintliche Kleinigkeiten sofort digital abzulegen, bekommt er so den Kopf frei für andere Dinge.

Wieso aber haben die alten Ordnungs-Ideen ausgedient? Weil wir zum einen über neue technische Möglichkeiten verfügen, weil zum anderen aber unser Leben heute ganz anders verläuft, schreibt Merrill: »Wir leben nach Regeln, die schon längst überholt sind, die einmal galten, als bei der Arbeit und in der Freizeit noch nicht der Computer im Mittelpunkt stand. Als nur ein Elternteil einen Beruf ausübte. Als Wissen Macht war. Als das Pendeln zwischen zu Hause und Arbeitsplatz nur wenig Zeit in Anspruch nahm – und die Grenze zwischen diesen beiden Bereichen sehr klar war.«

Sein Fazit: »Wir brauchen eine ganz neue Vorgehensweise für das Organisieren. Eine, die sich wann immer möglich der neuen Technologien bedient.« In einem fast zwanzig Seiten dicken Epilog beschreibt er solche neuen Technologien mit ihren Vor- und Nachteilen: Die Google-Dienste kommen allesamt prima weg, aber auch andere Tools werden gut besprochen: Things oder Remember The Milk als To-Do-Liste, Dropbox zum Synchronisieren vieler Computer, Skype für kostenlose Telefonate und Video-Chats rund um die Welt.

Auch wenn es leicht ist, das über weite Strecken lapidar und schwammig geschriebene Buch in Grund und Boden zu argumentieren, bietet Merril doch etliche Aufhänger für den Leser, über seine eigene Art zu Leben nachzudenken. Etwa wenn er der Work-Life-Balance sein eigenes Prinzip gegenüberstellt: »Arbeit ins Leben einbinden, anstatt zu versuchen, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit herzustellen.«

Konkret heißt das für ihn, auch am Wochenende geschäftliche Mails und Telefonate zu beantworten. »Ich beschäftige mich lieber auch im Urlaub jeden Tag etwas mit der Arbeit«, schreibt er, als am ersten Arbeitstag von Hunderten Mails und Rückrufen erschlagen zu werden. Und er gibt Lesern, denen diese Vorstellung schwer fällt, noch einen Hinweis mit auf den Weg: »Arbeit und Leben sind keine Gegensätze.« (GEA)

Douglas Merrill: Der Google-Effekt. Strukturiert denken im digitalen Zeitalter. 320 Seiten. 19,95 Euro