GTD ist ein komplexes System. Für meine Workshops suche ich immer wieder nach einem einfachen Einstieg in diese Welt. Und habe vielleicht beim letzten Vortrag sogar ein schönes Beispiel gefunden. Zumindest für einen Teilaspekt des Systems, das Leeren des “RAM-Speichers” in ein vertrauenswürdiges System. Ich beschreibe den Weg eines Notizzettels durch meine Wohnung.

Ein für mich wichtiger Aspekt des GTD-Systems ist die Verschriftlichung – das Notieren und Aufschreiben von allem, was mir im Kopf so herumgeistert. Deshalb habe ich in so gut wie jedem Raum meiner Wohnung (auch im Bad und auf der Toilette) kleine Notizblöcke liegen. Wenn ich im Auto unterwegs bin, spreche ich die Gedanken zumeist ins Diktiergerät. Unterwegs habe ich ebenfalls ein kleines Notizbuch dabei (meistens jedenfalls).

Ebenso wichtig wie der erste Teil (das Aufschreiben) ist es jedoch, diese Notizen auch sicher zu verwahren, dem System also einzuverleiben. Sodass es mir zur passenden Zeit und am passenden Ort diese Notiz wieder ausspuckt. Denn erst wenn ich darauf vertraue, dass die Notiz nicht versehentlich weggeworfen, sondern sicher verwahrt wird, kann sich auch mein Bewußtsein davon verabschieden und muss sich nicht mit dem ollen Balast herumschlagen.

So also verläuft der Weg einer Notiz, die ich morgens nach dem Duschen im Bad aufgeschrieben habe. Es war beim Zähneputzen, als mir einfiel, dass ich demnächst noch Zahncreme kaufen muss. Außerdem wollte ich mich noch dringend mit meinem Freund Peter verabreden und, weil es schon Mitte Mai ist, sollte ich mich langsam um meinen Steuererklärung kümmern. Als ich das Bad verließ, standen alle drei Stichworte auf einem Notizzettel. Der lag allerdings noch im Badezimmer.

Am Ende des Tages, bei der abendlichen Hygiene-Routine, fiel mir die Notiz auf, und ich legte sie im Arbeitszimmer in den Eingangskorb, ein flache Leitz-Ablagebox im Format A4.

Am anderen Tag setzte ich mich nach Feierabend in mein Home-Office und arbeitete den Eingangskorb durch. Und zwar genau so, wie es Alan … vorgibt: Von oben nach unten durchgehen, nichts zurücklegen, alles erledigen, was sofort erledigt werden kann und was nicht länger als zwei Minuten dauert. Diese drei Notizen kamen also in unterschiedliche Orte innerhalb des GTD-Systems: Auf eine Kontextliste, in eine Projektliste und auf “Sofort erledigen”.

Der Reihe nach: “Zahncreme kaufen” schrieb ich in meine Einkaufsliste im iPhone. Ist wohl ein separates App (ShopShop), fungiert in GTD-Terminologie aber als Kontextliste. Den Anruf bei meinem Freund Peter erledigte ich sofort – allerdings ohne Erfolg. Er war nicht zu erreichen. Also notierte ich mir seinen Namen auf die Kontextliste Telefon.

Und dann war da noch das Stichwort “Steuererklärung”. Im GTD-Sinn ist das kein To-Do (To-Dos sind konkrete nächste Schritte), sondern ein Projekt, weil es aus vielen einzelnen Aufgaben besteht. Also legte ich eine Projektliste an und schrieb auf, was ich dafür alleserledigen muss. Erst mal schauen, ob ich sämtliche Formulare habe. Dann die ganzen Belege zusammensortieren. Ach ja, ich wollte in diesem Jahr ja die Steuererklärung mit einer Software erledigen. Also muss ich zunächst schauen, welche Programme auf dem Markt sind, eventuell müsste ich mri eine entsprechende Zeitschrift kaufen und dann könnte ich ja noch Klaus fragen, der macht das doch schon lange am Rechner. Diese vielen einzelnen To-Dos notierte ich in die Projektliste udn überlegte dann, welches der nächste konkrete Schritt sien kann. Und den notierte ich zusätzlich auf die entsprechende Kontextliste.

Den Notizzettel, den ich Tage zuvor im Bad geschrieben hatte, den konnte ich somit wegwerfen.