GTD? Das ist doch viel zu bürokratisch und zu aufwendig! Diese Kritik an dem Produktivitäts-System Getting Things Done (GTD) höre ich häufig. In der Tat: Wer das System von David Allen bis ins kleinste Detail nachbaut, wird aus dem Verwalten nicht mehr herauskommen (es wird kolportiert, dass Allen sogar einen Eingangskorb für Nachrichten seiner Frau eingerichtet hat …).

Das Schöne an GTD ist, dass man auch nur Teile übernehmen kann, so wie ich das tue. Wichtig ist aber, die richtigen Teile auszuwählen. Ich gebe mal einen Überblick, wie ich meine Termine, meine Projekte und meine Ablage organisiere.
Termine

Vor knapp einem Jahr habe ich meinen alten Papierkalender (ein kleiner Moleskine mit 1 Woche auf 1 Seite) eingemottet und bin komplett aufs iPhone umgestiegen. Für die Terminplanung war es eine (für mich) schwierige Umstellung, fürs GTD-System aber der Himmel. Denn ich liebe Papier und Bleistift, ich liebe die Moleskine-Kalender und Notizbücher. Allerdings ist GTD auf Papier viel zu aufwendig.

Alle Termine speichere ich auf dem iPhone, das sich via MobileMe mit iCal auf meinem Mac und mit einem Kalender im Netz synchronisiert. Das funktioniert prima, wenngleich die Web-Oberfläche für den kostenpflichtigen Dienst total langsam ist und längst nicht den Komfort bietet, den beispielsweise der Google-Kalender hat. Das ist mehr als ärgerlich, zumal MobileMe recht teuer ist. Da müsste Apple nachbessern.

Weil iCal die Möglichkeit bietet, mehrere Kalender in einer Übersicht anzuzeigen, habe ich mir für einzelne Lebensbereiche (auch farblich) unterschiedliche Kalender angelegt. So sehe ich sofort, ob das ein Geschäftstermin, ein Treffen mit meinen Kindern oder mit meiner Freundin ist. Mir helfen solche visuellen Spielereien, den Überblick zu bewahren.

Tasks

Das GTD-System realisiere ich über Things, eine Software, die allerdings nur auf dem Mac sowie auf iPhone (und iPad laut Ankündigung) läuft. Beide Programme sind nicht billig (50 Euro für die Mac-Version, acht Euro fürs iPhone-App), lohnen sich aber. Denn Projekte und Tasks plane ich lieber am Rechner: Mit Tastatur und Maus ist das sehr viel bequemer. Mit dem iPhone habe ich dann alles immer dabei und kann auch unterwegs oder im Büro (wo ich in einer Win-Umgebung arbeite) neue Tasks notieren und alte abarbeiten und streichen. Beide Versionen synchronisieren sich reibungslos und sehr bequem über W-Lan: Sowohl der Mac, als auch das iPhone müssen im gleichen Netz angemeldet sein, auf beiden Geräten Things öffnen, und sie bringen sich auf den aktuellen Stand.

Papierablage

Meine Papierablage organisiere ich zum größten Teil mit dem Classei-System. Das sind dünne Stehsammler, die den bekannten Hängeregistraturen ähneln. Ihr Vorteil: Sie sind bedeutend platzsparender, wiel die Metallleisten sowie die Plastik-Reiter entfallen. Das Classei-Mappen stehen in Sammlern, die Reiter (aus Papier) werden oben einfach aufgeklebt. Dadurch entsteht eine A-Z-Registratur. Und weil die einzelnen Mappen so dünn sind, lohnt es sich auch, im Extremfall für nur ein einziges Papier eine eigene Mappe anzulegen. Das schafft ungeheuer Ordnung. Ein weiterer Vorteil: Weil die Mappen nicht allzuviel Papiere vertragen, miste ich immer mal wieder ganz von allein aus.

Ich habe allerdings auch Themen und Projekte, für die sehr viel Material anfällt. Deshalb habe ich parallel noch eine klassische Hängeregistratur.

Projekte

Projekte im GTD-Sinn sind alle Ideen, Arbeiten und To-do’s, die mehr als einen Schritt benötigen. Weil das papierlose Büro noch lange auf sich warten lassen wird (vielleicht wird’s ja endlich mit den Tablett-Computern was …), habe ich immer wieder Projekte, die sowohl Papiere, als auch digitale Dokumente beinhalten. Das Gleiche übrigens passiert immer mal wieder mit Referenzmaterial.

Auf meinem Schreibtisch steht eine zusätzliche Classei-Box, in der einzelne Projektmappen stehen. Zusätzlich habe ich auf der Festplatte des Rechners eine parallele Verzeichnisstruktur aufgebaut (konkret: Ich habe einen _Projekte-Ordner angelegt mit diversen Unterordnern). Sogar in meinem E-Mail-Programm findet sich diese Struktur wieder.

Soweit für den Anfang. In den kommenden Tagen kommt der zweite Teil mit Detaillierterem.