In diesem Teil der Zeitmanagement-Serie beschäftige ich mich mit Tools, die uns unser Leben erleichtern. Ob Kalender, Handy, Notizblock oder Software: Egal, für welche Art des Zeitmanagements man sich entscheidet: Ganz ohne nützliche Helferlein geht es nicht.
Ordner und Mappen

Am guten alten Leitzordner (den es freilich auch von anderen Herstellern gibt) führt kein Weg vorbei. Doch eignet er sich nicht für jede Aufgabe der Papier-Ablage. Denn bis ein Blatt seinen Weg dort hinein gefunden hat, dauert es eine Weile: Blatt nehmen, lochen, Ordner aus dem Schrank ziehen, aufklappen, Ringmechanik lösen und öffnen, eventuell umblättern oder sogar noch eine Registerkarte einlegen, Ringmechanik schließen und das Ganze wieder zuklappen und wegstellen.

Leitzordner sind deshalb entweder für eine Archivablage geeignet oder für Dokumente, die nur sehr selten benötigt werden. Sie sind also eher statisch, im Gegensatz zu dynamischen Ablagesystemen wie beispielsweise Hängeregistern. Diese Papp-Mappen (es gibt sie als Hefter und als Sammler) hängen in einem Gestell. An ihrem Bund lassen sich durchsichtige Platiklaschen für die Beschriftung befestigen. Mit ihnen werden platzsparend und jederzeit griffbereit Dokumente aller Art archiviert: Rechnungsbelege, Broschüren, Briefe. Schnell sind neue Ordner angelegt, schnell sind sie auch wieder aufgelöst.

Eine ähnliche Technik bieten die Mappen der Firmen Mappei und Classei (mit Letzterem arbeite ich). Die Unterschiede: Diese Mappen hängen nicht, sondern stehen; die Reiter sind nicht aus Plastik, sondern sind Papier, das angeklebt wird. Der Vorteil: Die Mappen sind so dünn, dass sie sich sogar für nur ein oder zwei Blätter lohnen. Dadurch kann das Ablagesystem sehr fein skaliert werden. Zugleich funktionieren die Mappen nicht mehr gut, wenn sie zu viel Inhalt haben. Durch diesen erzieherischen Effekt werden viele alte, nicht mehr benötigten Papiere ganz automatisch weggeworfen. Diese Mappen beherbergen bei David Allens »Getting Things Done« die einzelnen Projekte.

Kalender und Zeitplaner

Kalender gibt es in allen Arten, Größen und Preisen: Vom einfachen Leporello für die Jackettasche bis hin zum zehn Zentimeter dicken, DIN A 5-großen und in feines Leder gewandeten exklusiven Planer mit Ringmechanik, Dutzenden Informationsseiten, Listen und Formularen.

Jedes System hat Vor- und Nachteile: Große Planer sind für eine detaillierte Zeitplanung ideal, weil To-Do-Listen und selbst Protokolle dort ihren Platz finden. Viele Hersteller (etwa Tempus – das ich jahrelang verwendet und mit dem ich, weil flexibel, sehr gute Erfahrungen gemacht habe) bieten auch Kalendarien an, bei denen für jeden Tag zwei Seiten reserviert sind ­ da lässt sich eine Menge planen und notieren.

Andererseits sind solche Wälzer extrem unhandlich. Wer will schon abends in die Kneipe mit einem solchen Rindslederbuch gehen? Aber just dort braucht man womöglich seinen Kalender, den der Freund ganz selbstverständlich als kleinen Taschenkalender immer mit sich führt.

PDA und Handy

Einen guten Kompromiss kann da die Elektronik liefern: PDAs, also die kleinen Taschencomputer, sowie viele Handys neuerer Bauart speichern nicht nur Adressen, sondern verwalten auch Kalender und Listen jeder Art. In der Regel lassen sie sich auch mit dem Rechner abgleichen. Problemlos funktioniert das jedoch nur innerhalb einer Systemwelt: Wer also einen PC mit Windows und Outlook als Kalender-Software auf dem Schreibttisch stehen hat und einen PDA mit Windows Mobile in der Tasche spazieren trägt, dürfte keine Schwierigkeiten haben, seine Termine, Adresse und Daten zu synchronisieren.

Das Gleiche gilt für Apple Mac-Rechner mitsamt dem iPhone. Abhilfe könnte das plattform-unabängige Format iCal (Wikipedia-Eintrag) bieten, das von Apple entwickelt wurde, nun aber auch von Google für den Kalender genutzt wird.

Zurück zum Papier

In Bloggerkreisen, die ja eine natürliche Nähe zu elektronischen Spielereien haben, gibt es jedoch auch einen schönen Gegentrend. Stift und Papier oder digitale Werkzeuge? Johannes Kleske beantwortet im Blog imgriff.com diese Frage mit einem sowohl als auch: »Wer das Maximum an Effektivität haben will, nutzt am besten beides.« Viele der regelmäßigen Leser planen ihre Zeit und ihre Arbeit am Rechner, tragen aber trotzdem ein kleines Notizbuch mit sich herum ­ die Mehrheit übrigens hat sich für das legendäre »Moleskine« (Wikipedia-Eintrag/Affiliate-Link) entschieden. Adressen etwa lassen sich am Besten digital pflegen und sich dann mit dem Handy oder dem iPod synchronisieren. Dagegen sind Notizen auf Papier was Geschwindigkeit und Einfachheit angehen, einfach unschlagbar.

Beliebt ist etwa der Hipster PDA, den der US-amerikanische Produktivitäts-Guru Merlin Mann entwickelt hat: Man nehme fünf bis zehn Karteikarten oder Papiere in der Größe DIN A 6, einen Papierclip, fertig. Passt in jede Hosentasche und ist immer zu verwenden. Natürlich lässt sich auch dieses einfache Tool aufbohren, etwa mit einem kostenlosen Set an Druckvorlagen für Indexkarten, To-Do-Listen, Kalendarien.

Eine erstaunliche und überaus elegante (und natürlich ebenfalls kostenlose) Lösung bietet die Website pocketmod.com: Die Webapplikation bedruckt ein DIN A 4-Blatt genau so, dass nach ein paar Faltübungen ein kleines, handliches Büchlein entsteht: mit Kalendarien, Listen, Übersichten und vielen Dutzend anderen Vorlagen, die teilweise zuvor noch bearbeitet werden können. Nächste Woche wird es im fünften und vorerst letzten Teil der Serie wird es um den Umgang mit E-Mails gehen.