Bei der Durchsicht der Literatur wird schnell klar, dass Zeitmanagement eigentlich zwei Aspekte umfasst. Zunächst geht es darum, die Arbeit effektiver zu erledigen und Leerlauf-Zeiten zu vermindern. Damit beschäftigt sich diese Folge der Serie und eine spätere, in der es um den Ansatz »Getting Things Done« von David Allen gehen wird. Der zweite Aspekt des Zeitmanagements befasst sich mit den großen Zielen im Leben, mit Wünschen, Werten und Träumen.

Zunächst zum effektiven Arbeiten. Grundlage dafür ist nach gängiger Ansicht die tägliche Zeitplanung. Sie garantiert, dass das wirklich Wichtige auch tatsächlich erledigt wird. Viele Autoren und Ratgeber weisen darauf hin, dass mit fünf bis zehn Minuten Planung am Tag täglich eine Stunde gespart werden kann. Wie ist das möglich?

Der Sägezahn-Effekt

Zum einen werden dadurch Aufgaben und Vorhaben gebündelt und auf günstige Zeiten gelegt. Zum anderen werden sie dann am Stück erledigt. Damit entgeht man dem Sägezahneffekt. Denn nach jeder Unterbrechung braucht es zusätzliche Einarbeitungsminuten, bevor wieder effizient weitergemacht wird. In vielen Büros, sagen Experten, würde durch solche Störungen gut ein Viertel der Arbeitszeit verloren gehen.

Das oberste Gebot bei der Strukturierung des Tages ist: Planen Sie schriftlich! Viele Fachleute raten zu einem Zeitplanbuch, also einem ausführlichen Kalender, bei dem pro Tag eine oder mehr Seiten zur Verfügung stehen.

Die Praxis zeigt aber, dass auch mit losen Blättern, Post-it-Notizen, Flip-Charts, vor allem aber mit dem Computer die Tagesplanung gut funktionieren kann. Die Wahl des Mediums hängt vor allem von den eigenen Vorlieben ab. Manche wollen möglichst großzügig schreiben, bunt unterstreichen und Mind-Maps malen, andere kommen mit nüchternen Listen besser zurecht.

Wichtig dabei ist jedoch, nicht nur die festen Termine zu notieren. »Erstellen Sie detaillierte Tagespläne. Schreiben Sie alles auf, was Sie am betreffenden Tag erledigen wollen: Unerledigtes vom Vortag, neu hinzukommende Tagesarbeiten, Termine und Korrespondenzen oder Freizeitaktivitäten«, rät Lothar Seiwert, einer der bekanntesten Zeitmanagement-Berater.

Als Beispiel: Sonntagabend setzen Sie sich hin und schauen sich die kommende Woche an. Fixe Termine stehen sowieso schon im Kalender, für manche Tage sind auch Aktivitäten notiert, die noch nicht terminiert sind. Überlegen Sie, was Sie am Ende der Woche erledigt und erreicht haben wollen und verteilen Sie diese einzelnen Arbeiten auf jeden Wochentag. Diese Aktivitäten bekommen noch keine feste Uhrzeit, sie stehen nur an einem bestimmten Tag im Planer.

Die konkrete Tagesplanung machen Sie jeweils am Abend zuvor. Dann ordnen Sie den Aktivitäten bestimmte Zeitfenster zu. Wichtig ist, maximal 60 Prozent der Zeit zu verplanen. Seiwert: »Prallvolle Tagespläne frustrieren bloß, weil man nie alles schafft, was man sich vorgenommen hat.«

A, B, C: die Eisenhower-Regel

Weil Sie in Ruhe geplant haben, werden Sie die wirklich wichtigen Dinge zuerst erledigen. »Erfolgreiches Zeitmanagement ist nichts anderes als konsequentes Prioritäten-Management«, sagt Seiwert. Das hat auch schon der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower erkannt. Deshalb hat er zwischen »wichtigen« und »dringlichen« Aufgaben unterschieden. Denn nicht immer sind die aufdringlich und laut daherkommenden Wünsche und Anweisungen auch die wirklich wichtigen.

Eisenhower hat sein Arbeitspensum in drei Kategorien eingeteilt: A-Aufgaben sind sowohl wichtig, als auch dringlich. Bei ihnen brennt die Hütte, da muss ganz schnell reagiert werden. B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich. Darunter fallen alle Sachen, die Sie Ihren Träumen, Zielen und Wünschen näher bringen. C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber sehr dringlich. Fachleute wissen, dass viele Menschen in der Hektik des Alltags eher C-Aufgaben erledigen, die strategisch wichtigen B-Aufgaben aber liegen lassen.

Das Pareto-Prinzip

Diese ABC-Analyse ist auch unter einem anderen Aspekt betrachtet sinnvoll. Der italienische Nationalökonom Vilfredo Pareto hat schon vor hundert Jahren das magische Zahlenverhältnis von 80:20 entdeckt. Er fand heraus, dass damals 20 Prozent der Einwohner Italiens 80 Prozent des Vermögens gehörten. Dieses Verhältnis lässt sich auf andere Lebensbereiche übertragen: 20 Prozent der Waren bringen dem Hersteller 80 Prozent des Umsatzes. In 20 Prozent der Besprechungszeit werden 80 Prozent der Beschlüsse gefasst. Auf die Zeitplanung bezogen schreibt der Management-Berater Josef Maiwald: »20 Prozent ihrer Tätigkeiten entscheiden über 80 Prozent des Erfolges.«

Was ist das Entscheidende, das wirklich Wichtige? Darum wird es im nächsten Teil der GEA-Serie gehen. Sie handelt von Werten, Lebenszielen und Visionen. Und davon, wie solche langfristigen Träume auf die Arbeitswoche und den Tag heruntergebrochen werden.