Für viele Zeitmanagement-Experten ist der Kalender, oder besser gesagt: der Terminplaner, der zentrale Hauptbahnhof, von dem aus Gleise in alle Richtungen führen. Dort sollen Termine, Aktivitäten, To-Do-Listen und alle anderen wichtigen Sachen versammelt sein. David Allen schlägt mit seinem System »Getting Things Done« (GTD ­ auf Deutsch: »Wie ich die Dinge geregelt kriege«) einen völlig anderen Weg ein. Für ihn ist der Kalender wirklich nur für feste Termine da.

Er ist »heiliger Boden, der nichts als die Fixpunkte der täglichen Verpflichtungen wiedergibt«. Und der Managementberater schlachtet auch gleich eine weitere heilige Kuh: Mit Prioritäten schlägt er sich nämlich gar nicht erst herum. Für ihn ist zunächst einmal alles gleich wichtig. Dafür versucht er, die täglichen Anforderungen stur formal zu bewältigen. Und bietet dafür ein System, das mit der tagtäglich anfallenden Informationsflut ganz gut zurechtkommt.

GTD ist so betrachtet nichts anderes als ein riesiges, dezentrales Ablagesystem. Es besteht aus allen möglichen Listen (Einkäufe, Anrufe, sonstige To-Dos), Eingangskörben und Projektmappen. Ganz egal übrigens, ob sie nun virtuell in einem Computer oder ganz handfest als Notizzettel und Kunststoff-Körbe vorhanden sind.

Und so funktioniert‘s: Der erste Schritt in den GTD-Kosmos besteht in einem individuellen Brainstorming. Schreiben Sie alles, wirklich alles, was Ihnen im Kopf herumgeistert, auf. Das sind anstehende Arbeiten im Büro, Ideen für den nächsten Urlaub, die Frage, was Sie am kommenden Samstag unternehmen wollen, die Leute, die Sie noch anrufen möchten, und die Dinge, die Sie einkaufen müssen. Sämtliche Notizen landen zunächst einmal in Eingangskörben, in die auch weiterhin täglich oder stündlich unerledigte Geschäfte hineinflattern werden. Einige dieser Eingangskörbe sind bereits vorhanden, etwa Briefkasten, Anrufbeantworter, E-Mail-Eingang oder Fax. Andere müssen erst geschaffen werden: ein Notizbuch oder Diktiergerät beispielsweise, in das auch beim Spazierengehen Ideen und Einfälle eingegeben werden können. Oder Körbe auf dem Schreibtisch, in die Lesestoff oder Notizzettel abgelegt werden. Für Menschen, die viel vor dem Computer sitzen, bieten sich auch elektronische Hilfen an.

»Ich kann die Dinge schnell geregelt kriegen, ich habe sie aber noch nicht erledigt«

Diese Eingangskörbe werden regelmäßig nach formalen Regeln durchforstet. Gehen Sie von oben nach unten durch und überlegen Sie bei jeder Sache, die Sie in der Hand halten, was damit anzufangen ist. Können Sie jetzt nichts tun? Dann schmeißen Sie es weg, legen es in ein Wiedervorlagesystem (»43 Ordner« genannt), stellen es im Archiv ab oder legen es in einen Korb mit der Aufschrift »vielleicht/irgendwann«. Oder können Sie in der Sache doch etwas tun? Dann kommen Sie zur nächsten Entscheidung: Ist es in weniger als zwei Minuten erledigt, dann erledigen Sie es sofort. Dauert es länger, legen Sie es in Ihr Wiedervorlagesystem.

Und noch eine Unterscheidung ist wichtig: Dieser formale Weg gilt nur für Dinge, die nach der Erledigung auch abgehakt sind. Alles andere jedoch, das mehrere Schritte erfordert, wird als Projekt behandelt und bekommt eine eigenständige Mappe. Wobei »Projekt« ein sehr hochtrabender Begriff ist für manchmal recht banale Dinge. Etwa das Erledigen der Steuererklärung. Ein Beispiel: Da benötigen Sie zunächst einmal noch zusätzliche Formulare. Ach ja, Sie wollten sich ja auch eine entsprechende Software zulegen. Bevor Sie die kaufen, sollten Sie noch den Test in der Computerzeitschrift lesen. Damit haben Sie ein kleines Projekt, das eine eigene Mappe bekommt mit einer Liste der nächsten Schritte und womöglich noch einer Erinnerungsliste.

Das klingt sehr formal und das ist es auch. Wobei David Allen meint, dass wir vor allem die Projektarbeit eigentlich bereits intuitiv erledigen würden. Er bringe diese unbewusst ablaufenden Prozesse einfach in einen formalen Arbeitsfluss. GTD ist vor allem bei den neuen »Wissensarbeitern« beliebt, bei freiberuflichen Journalisten, Designern, Programmierern und Lebenskünstlern. In unzähligen Blogs werden die neuesten Ideen, Anpassungen und Programme diskutiert.

Doch es gibt auch Kritik. »Ich kann die Dinge in meinem Leben mit GTD schnell geregelt kriegen und mich direkt besser fühlen. Ich habe sie aber noch nicht erledigt und damit nichts erreicht«, schreibt Johannes Kleske auf imgriff.com. Das kommerzielle Blog der Schweizer Firma Blogwerk befasst sich mit Selbstorganisation und Effektivitäts-Methoden. Und weiter: »Die Gefahr, gerade bei Leuten, die sich mit Produktivität beschäftigen, ist, dass man nie aus dem Regeln-Modus herauskommt. Man optimiert ständig seine Listen, probiert ein neues GTD-Werkzeug aus, kauft sich ein neues Gadget und sucht ständig die Blogosphäre nach neuen Hacks ab.«