Tipps für effektives Arbeiten
Für effektives Arbeiten braucht es manchmal keine großen Planungen und Programme. Wesentlich sind auch kleine Einsparungen an Zeit und Energie, die insgesamt eine große Wirkung entfalten können. Hier einige Beispiele:
Die Balance zwischen Über- und Unterorgansation finden
Wer GTD nach der reinen Lehre nutzt, wird seinen Aktivitäten weder Prioritäten, noch Terminierungen mitgeben. Alle To-do’s, also die konkreten nächsten Schritte, sind lediglich auf Kontextlisten verzeichnet, auf die man ad hoc schaut und sich dann das passende To-do aussucht. Vor allem zu Beginn stößt diese Terminlosigkeit viele erst mal ab. Kein Wunder also, dass die meisten Entwickler in ihre GTD-Programme Prioriäten und Terminierungen eingebaut haben.
In meinem Alltag merke ich, dass ich ohne solche Terminierungen ganz gut klar komme. Ich bin im Fluss, fühle mich nicht gedrängt und bekomme dennoch alles Wichtige pünktlich geschafft – meistens zumindest.
Denn es gibt auch Zeiten, in denen mir das reine GTD zu unbestimmt und zu strukturlos ist. Dann ergänze ich mein System um einen Wochenplan. Das ist eine kleine Tabelle mit den Wochentagen sowie einer Spalte, in der ich drei wichtige Dinge, die ich in dieser Woche erledigen möchte, notiere. Die Tagesspalten sind grob unterteilt in Vor- und Nachmittage sowie den Abend.
Am Wochenende, wenn ich die kommende Woche plane, trage ich die festen Termine ein (bei mir sind das in der Regel nicht sehr viele) und verteile die drei wichtigen Dinge über die Woche. Danach schaue nochmals meine Kontextlisten durch und entscheide, welche To-do’s in der kommenden Woche für mich wichtig sind. Auch die verteile ich grob auf die Zeiten. Das Ganze geschieht mit Bleistift und im “Konzeptmodus”, ist also jederzeit zu ändern oder zu widerrufen. Und dennoch bietet es für mich Leitplanken für meine Arbeitszeit.
Ablage: Gewinnen im Kampf gegen die Papierflut
Nahtlose Zusammenarbeit: das Classei-System mit digitalen und analogen Dokumenten. Foto: Classei
Auch wenn viele schon lange vom papierlosen Büro träumen, sieht die Realität in Amtsstuben, Firmen und im häuslichen Arbeitszimmer doch ganz anders aus. Jeden Tag flattern per Post Briefe und Prospekte rein und spucken Drucker und Faxgeräte bedruckte Blätterstapel aus. Diese Papiere müssen in irgendeiner Form bearbeitet und abgelegt werden. Kein Wunder, dass sich auf vielen Schreibtischen ganze Stapel türmen und viel Zeit fürs Abheften und anschließende Suchen vergeudet wird.
Und kein Wunder, dass sich auch eine DIN-Norm mit unterschiedlichen Arten für die Schriftgutverwaltung befasst – es ist die DIN 821, wie der Frank-Michael Rommert in seinem Buch »Ordnung ohne Stress« schreibt. Er stellt darin eine sehr elegante und effektive Methode vor, alle eingehenden Papiere sofort und schnell zu ordnen und auch gleich abzulegen.
Unangenehmes nicht aufschieben
Wer kennt das nicht? Da muss noch ein Geschäftspartner oder ein Kunde angerufen werden. Eigentlich ist es nicht so richtig dringend. Und es dauert auch nicht lange, dennoch traut man sich nicht ran. Also wird der Anruf auf die lange Bank geschoben. Oder es muss noch eine Excel-Tabelle erstellt werden mit langweiligen Zahlenkolonnen – auch sie wird von einem Tag auf den anderen geschoben.
Doch es gibt einen Trick, sich selbst bei solch unangenehmen Aufgaben zu überlisten: Nehmen Sie sich bei ihrer wöchentlichen Durchsicht vor, in der kommenden Woche genau diese zwei, drei oder vier unangenehmen Dinge zu erledigen. Schreiben Sie sich das auch auf und zwar mit dem Datum, an dem sie die Sachen fertig machen wollen. An diesem Tag wird es das erste sein, das Sie tun. Noch bevor Sie die Mails anschauen oder den AB abhören.
Passwörter analog verwalten
Gestern Abend erzählte eine Teilnehmerin meines Produktivitäts-Workshops, wie sie die ganzen Passwörter für ihre Accounts verwaltet: Sie schreibt die Passwörter in ein Adressenregister hinein. Unter G würde dann beispielsweise das Passwort ihres Mailaccounts bei GMX liegen.
Wer das so machen will (und nicht auf entsprechende digitale Passwort-Safes zurückgreift), sollte jedoch darauf achten, dieses ABC-Register gut zu verstecken. Es also ja nicht unter der Schreibtischablage oder in der ersten Schublade des Schreibtischs verstecken. Sie lachen? Kein Grund dafür! Die Mehrzahl der Einbrüche in Industrie-Netzwerke sind sogenannte “Putzfrauen-Attacken”. Dabei werden Passwörter auf ganz simple Weise ausgespäht – in dem nämlich im Schreibtischumfeld nach entsprechenden Notizen geschaut wird: Unterm Monitor, auf die Unterseite der Tastatur geklebt, unter der Schreibtischauflage, in einer Schublade …
Vera F. Birkenbihl ist tot
Wie ich eben über Facebook von Hern Rechsteiner erfahren habe, ist Vera F. Birkenbihl im Alter von 65 Jahren gestorben. Sie hatte Krebs und war nach einer Not-OP sehr lange im Krankenhaus. Von dort aus hat sie via Twitter regelmäßig ihre Gesundheitsbulletins abgesetzt.
Bei unserem letzten Telefonat vor vielleicht fünf Wochen war sie nach wie vor sehr schwach, sprach ungern über ihre Krankheit, war aber wieder voller Pläne für Workshops, Vorträge und Bücher.
Ich bin betoffen und traurig über diese Nachricht.
Das Damoklesschwert der Produktivität
Gerhard Polt über die Muße: “Die Zeit, in der der Mensch nicht handeln muss, in der er eben gar nichts muss, sondern nur so herumschildkrötelt. Er hat nicht das Damoklesschwert der Produktivität über sich schweben, sondern tut einfach, was ihm einfällt.”
Und weiter lässt sich der bayerische Satiriker auch über Achtsamkeit aus. Er sagt’s so schön, was in achtsamen Momenten, auch in der Meditation geschehen kann: “Wenn nichts passiert, passiert ja nur scheinbar nichts, weil irgendwas passiert ja immer, und wenn eine Ameise übern Sandboden läuft oder Staubpartikel durchs Fenster sichtbar werden, weil die Sonne reinscheint. Die Frage ist, ob es einem gelingt, sich diesem Angebot zu öffnen.” [SZ]
Was ist ein Burn-out?
Viele reden vom Burn-out und meinen damit einfach nur, dass sie urlaubsreif sind. Doch häufig versteckt sich hinter dem Ausgebrannt-sein eine handfeste Depression – also eine Krankheit, die lebensbedrohlich sein kann und behandelt werden muss. Blättert man nämlich durch die ICD-10, die internationalen Klassifikation der Krankheiten, sucht man den Begriff Burn-out vergebens. Deshalb sollte man auf das Modewort Burn-out am besten ganz verzichten, fordert jetzt Ulrich Hergerl, Direktor der Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie der Universität Leipzig: “Wir sollten eine Depression auch Depression nennen und uns nicht hinter Ausweichdiagnosen verstecken.”
Die große Gefahr, immer wieder vom Burn-out zu sprechen, liegt für den Professor in der richtigen Behandlung der Kranken. Sollte der Burn-out-Patient nämlich eigentlich an einer Depression leiden, sind Ruhe, Urlaub und mehr Schlaf genau die falschen Strategien (eine Depression wird nämlich eher mit Schlafentzug behandelt). [SPON]
Eine Frage an Vera F. Birkenbihl: Sollen Kinder für gute Noten belohnt werden?
Hin und wieder spreche ich mit der bekannten Management-Trainerin und Sachbuchautorin Vera F. Birkenbihl. Über lebenslanges Lernen, über Methoden und Strategien des Wissenserwerbs, über Gott und die Welt. Unregelmäßig veröffentliche ich hier eine Frage und eine Antwort.
Was halten Sie davon, Kinder für gute Schulnoten zu belohnen?
Vera F. Birkenbihl. Foto: privat
Vera F. Birkenbihl: Gar nichts. Die Kinder sollen lernen, das Lernen Spaß machen kann. Sehen Sie, es gibt zwei Arten der Motivation: die extrinsische, die von außen kommt, und die intrinsische, die aus der Person heraus geschieht. Wenn sie intrinsisch arbeiten, dann steckt die Motivation in Ihnen drin, dann springt das Belohnungssystem im Gehirn an, Dopamin wird ausgeschüttet, und die ganze Sache macht Spaß.
Wenn Schüler extrinsisch arbeiten, dann wollen sie nur die Belohnung, in diesem Fall die gute Note. Was aber im Fach gelernt werden soll, interessiert nicht die Bohne. Deshalb kann das Gehirn nicht belohnen. So verhindert die extrinsische Motivation die Freude am Tun, in diesem Fall am Lernen.
Wenn Eltern nun eine gute Note zusätzlich belohnen, verstärken Sie die extrinsische Motivation! Denn gute Noten sind ja an sich bereits eine extrinsische Belohnung, die es eigentlich gar nicht geben dürfte. Deshalb haben moderne Schulen sie bereits abgeschafft. Aufgabe der Eltern ist es also, gehirngerechtes Lernen zuzulassen. Nur dann kommt das körpereigene Belohnungssystem in Gang, und Lernen macht Spaß.
Bei vielen der von mir entwickelten Methoden geschieht Lernen nebenbei. Dafür ist unser Gehirn geschaffen worden. Es ist nicht dafür geschaffen worden, Fakten, die es nicht interessiert, »reinzuklopfen«. Das kann unser Gehirn sehr schlecht, deshalb ist Pauken extrem ineffizient. Im Gegensatz zum Lernen, das wirklich Spaß macht. (GEA)
birkenbihl-internet-akademie.tv
Vera F. Birkenbihl: Lernen lassen. 5,95 Euro
Eine Frage an Vera F. Birkenbihl: Wie kann ich spielerisch lernen?
Hin und wieder spreche ich mit der bekannten Management-Trainerin und Sachbuchautorin Vera F. Birkenbihl. Über lebenslanges Lernen, über Methoden und Strategien des Wissenserwerbs, über Gott und die Welt. Unregelmäßig veröffentliche ich hier eine Frage und eine Antwort.
Was Pflanzen angeht, kenne ich mich null aus. Blumen, Bäume: Ich schaue sie mir gern an, aber ich kann mir die Namen einfach nicht merken. Dabei habe ich schon so oft versucht, mir die blöden Namen einzuprägen. Was mache ich falsch?
Vera F. Birkenbihl. Foto: privat
Vera F. Birkenbihl: (lacht) Sie versuchen zu pauken! Deshalb wird das nichts. Ich habe ein Lernspiel hierfür entwickelt: Kaufen Sie sich ein Memory-Spiel, die gibt es übrigens auch fürs iPad. Oder basteln Sie eines, indem Sie im Internet Kataloge für Gartenbau suchen und sich dort Bilder von Pflanzen ausdrucken und auf kleine Kartons kleben. Am besten suchen sie Bilder, auf denen Sie die Form der Blätter gut erkennen können.
Fangen Sie mit zwei Pärchen an, weil es anfangs frustrierend sein kann, wenn Sie nichts finden. Dann erweitern Sie auf sechs, acht und mehr Karten. Das können Sie übrigens auch gut allein spielen. Wenn Sie die Blätter gut erkennen können, suchen Sie sich die dazugehörenden Namen heraus. Den Katalog für Gartenbau haben Sie natürlich in den Bookmarks abgelegt. Dort erkennen Sie diese Pflanzen wieder und sehen auch gleich ihre Namen. Die schreiben Sie sich auf kleine Post-it-Zettelchen und kleben Sie auf die Memory-Kärtchen. Beim nächsten Memory-Spielen sehen Sie zum Bild auch die Namen. Nach einer Weile machen Sie die Post-its wieder ab, weil Sie’s dann auswendig wissen müssten. Wenn nicht, recherchieren Sie nochmals auf der Internet-Seite, die Sie sich natürlich als Lesezeichen abgespeichert haben.
Als nächsten Schritt recherchieren Sie die Pflanzen weiter und lernen weitere Fakten: Wo wachsen sie, wie pflanzen sie sich fort und so weiter. Was glauben Sie, wie viel botanisches Wissen Sie nach ein oder zwei Jahren ansammeln – ganz nebenbei. Denn Sie lernen ja nicht, Sie spielen ja nur. Und Sie spielen nur ein paar Minuten am Tag.
