Kürzlich führte ich ein Interview mit der Sachbuchautorin, Management-Trainerin und Lern-Expertin  Vera F. Birkenbihl und fragte sie auch nach ihrer Art und Weise, sich zu organisieren. Hier der Ausschnitt:

Was halten Sie eigentlich von Produktivitäts-Systemen wie GTD?
Vera F. Birkenbihl: Was?

GTD. Das steht für Getting Things Done.
Birkenbihl: Keine Ahnung. Was soll das sein? Brauch ich nicht. Das brauchen Leute, die sich nicht organisieren können. Wenn ich klare Prioritäten habe, dann organisiert sich alles von allein. Wenn ich keine klaren Prioritäten habe, dann brauche ich 20 Minuten am Tag für solche Systeme.

Sommer, heiß. Da habe ich wenig Lust, mich in der Freizeit auch noch an den Rechner zu setzen. Zumal ich eben dabei bin, das neue iPad von Apple auszuprobieren. Der Vorteil davon: Man kann sich bequem auf die Couch lümmeln oder im Liegestuhl draussen sitzen (zumindest im Schatten -  sonst sieht man nix mehr) und dennoch seine E-Mails und alles machen. Ausführlicher Testbericht folgt.

Eben habe ich aber etwas ganz Anderes gefunden: Es soll ja Leute geben, die mit Evernote ihr Leben managen. Ich nutze das Programm auch als universellen Zettel- und Memokasten. Aber ich mag es nicht sonderlich, weil mir die PC-Version zu umständlich und zu langsam ist. Auf dem iPhone ist Evernote klasse, auf dem Mac auch noch recht annehmlich. Beim ToolBlog habe ich eine kurze Video-Anleitung zum Thema Evernote und GTD gefunden:

Jugendliche treffen sich freiwillig in Unterrichtsräumen, büffeln und machen Hausaufgaben ganz ohne Notendruck  und strenge Lehrer-Blicke. Und nach einigen Monaten gehen sie raus und haben nicht mal ein Zeugnis oder sonst eine Bescheinigung in Händen. In Deutschland undenkbar, in Dänemark aber gang und gäbe.

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GTD ist ein komplexes System. Für meine Workshops suche ich immer wieder nach einem einfachen Einstieg in diese Welt. Und habe vielleicht beim letzten Vortrag sogar ein schönes Beispiel gefunden. Zumindest für einen Teilaspekt des Systems, das Leeren des “RAM-Speichers” in ein vertrauenswürdiges System. Ich beschreibe den Weg eines Notizzettels durch meine Wohnung.

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Eines der Probleme westlicher Industriegesellschaften ist nicht die Knappheit an Ressourcen, sondern das Zuviel der Möglichkeiten, der permanente zwang zur Entscheidung. Das beschreibt der Psychologe Barry Schwartz in seinem viertelstündigen Vortrag (mit deutschen Untertiteln).

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Ich persönlich organisiere mich mit Things, einer Software, die den GTD-Prozess sehr klar für den Rechner umsetzt. Der große Vorteil: Sie ist flexibel, einfach in der Handhabung und mobil, weil sie nicht nur für den Tischrechner, sondern auch fürs iPhone gibt und weil sich beide Versionen problemlos und easy miteinander synchronisieren. Der große Nachteil: Things läuft nur in der Apple-Welt.

Kürzlich habe ich mit doit.im aber ein Programm gefunden, das ganz ähnlich funktioniert, und auch ganz ähnlich aussieht. Ja, eigentlich müsste ich von einem Plagiat sprechen. Sein großer Vorteil: Es läuft dank AIR auch unter Windows und Linux. Und es gibt ebenfalls eine mobile Version für Android-Geräte. Der Nachteil (für mich als Apple-Fan): Es läuft nicht auf dem iPhone, die Einbettung in den Mac fehlt.

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Wusste ich’s doch: Multitasking ist bullshit. “Multitasking funktioniert nicht”, sagt die Arbeitsmedizinerin Ulrike Roth vom TÜV Rheinland. Hirnforscher wissen es schon lange: Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, dass wir uns auf zwei Sachen gleichzeitig konzentrieren. Manchen kommt es vielleicht so vor, als ob sie das könnten – ist aber nicht so. Deren Hirn schaltet nur extrem schnell hin und her, was sicherlich nicht effizient ist.

Also: Schön alles seriell abarbeiten. Erlebe ich übrigens auch bei meinen Kindern. Die haben manchmal mindestens zehn Sachen gleichzeitig im Fokus, mit dem Effekt, dass ich hinter ihnen her räumen darf und die unerledigten, halbfertigen, vergessenen Sachen dann ausbügeln darf.

GTD? Das ist doch viel zu bürokratisch und zu aufwendig! Diese Kritik an dem Produktivitäts-System Getting Things Done (GTD) höre ich häufig. In der Tat: Wer das System von David Allen bis ins kleinste Detail nachbaut, wird aus dem Verwalten nicht mehr herauskommen (es wird kolportiert, dass Allen sogar einen Eingangskorb für Nachrichten seiner Frau eingerichtet hat …).

Das Schöne an GTD ist, dass man auch nur Teile übernehmen kann, so wie ich das tue. Wichtig ist aber, die richtigen Teile auszuwählen. Ich gebe mal einen Überblick, wie ich meine Termine, meine Projekte und meine Ablage organisiere.
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Über Zen zu reden oder zu schreiben bedeutet, einer Schlange Füße anzukleben.
Hui Neng (638 – 713)

Über Gestalttherapie zu reden oder zu schreiben bedeutet, Elefantenscheiße zu verzapfen!
Fritz Perls (1873 – 1970)

Gefunden in dem sehr lesenswerten Buch “.. und wo ist das Problem …? Zen-Buddhismus und Gestalttherapie” von Bruno M. Schleeger. Der Gestalttherapeut zeigt in schönen Geschichten und Vergleichen die Gemeinsamkeiten von Gestalttherapie und der fernöstlichen Praxis.
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Foto: Claudia Rothe/Pixelio

Wer permanent getaktet lebt, den Terminkalender vor sich, der hat doch keinen Spaß mehr. Der funktioniert nur noch wie ein Roboter. So lautet eine häufige Gegenrede auf meine Begeisterung für Zeitmanagement und Effektivitäts-Tools. Ich finde, das stimmt so nicht.

Aber um es vorweg zu nehmen: Es gibt bei mir immer wieder Phasen, in denen ich auf sämtliche Produktivitäts-Tools und Zeitmanagement-Regeln pfeife. Dann lass ich mich gerne treiben, arbeite in den Tag hinein und prokrastiniere nach Herzenslust. Oder, auch diese Tage gibt es, habe ich sowieso so viele terminierte Dinge zu erledigen, dass ich mich um anderes gar nicht erst kümmern muss. Lesen Sie mehr…